Un cuaderno y un lápiz es todo lo que se necesita para ir ordenando la actividad de un docente, un estudiante, un investigador o, en general, de cualquier persona. Más allá de las completísimas herramientas tecnológicas, los recursos análogos, tangibles, constituyen un apoyo insustituible en cualquier momento y lugar, y no requieren estar recargándose constantemente o tener acceso a la red (como ocurre inevitablemente con las computadoras portátiles, las tabletas y los teléfonos).
A continuación retomamos información sobre un sistema de organización personal, para que lo ponderen los interesados y, en su caso, se motiven a realizarlo. El principio de un año parece una época propicia para hacerlo.
Regularmente, cuando se hacen apuntes en libretas o cuadernos, como notas, datos de alguna persona, fechas y horas de reuniones o encuentros, cosas por hacer o por comprar, lecturas por hacer, ideas relevantes que encontramos durante alguna lectura, lo que priva es como está dicho, cierto desorden. Ese desorden acumulativo hace muy difícil recuperar todas esa información o agruparla con cierto orden y criterio. El bullet journal es el medio idóneo para que eso no ocurra más. Puede ser que el sistema de toma de apuntes de la Universidad de Cornell se pueda combinar exitosamente con la técnica de bullet journal, pero por ahora me limitaré a explicar un poco más de qué trata solo éste último.
De acuerdo con la Wikipedia:
«Bullet Journal o BuJo es un método de organización personal desarrollado por Ryder Caroll. Este método organiza la planificación, recordatorios, lista de tareas, lluvia de ideas y otras actividades de organización en un cuaderno. Su nombre proviene del uso abreviado de «bullet points» o cuaderno punteado o con viñetas para organizar la información. Fue dado a conocer en 2013 y desde entonces se ha convertido en un método de organización, popular en redes sociales.»
Un bullet journal es entonces una bitácora o diario, por ende, un registro general de experiencias, sentimientos, pensamientos, actividades realizadas o por realizar, citas, apuntes o notas, datos, ideas, planes y proyectos.
La utilidad de un bullet journal es proporcional al tiempo que se dedica a su creación, planeación, organización, mejora gradual y mantenimiento.
Qué se necesita para realizar un bullet journal
Básicamente, una libreta y un lápiz. Lógicamente, un calendario, un reloj.
Si es importante garantizar la durabilidad del registro a largo plazo, entonces se requiere de uno o varios bolígrafos, ya que la tinta es más duradera sobre el papel que el grafito.
Una regla de plástico ayudaría a la hora de hacer tablas (por ejemplo, un simple arreglo de 3×4, para crear un calendario) y otros trazos y cuadrículas (como las que requieren las tablas de seguimiento) dentro del bullet journal.
Marcadores de colores que ayuden a resaltar y/o unificar algunos elementos visualmente.
Creatividad y tiempo para que el bullet journal exprese progresivamente el desarrollo de las actividades y -porqué no- de la personalidad.
Elementos de un bullet journal
El bullet journal consta por lo general de:
- índice general (a una o dos páginas)
- un calendario anual (a una o dos páginas)
- calendario mensual, al inicio de cada mes (a una o dos páginas)
- entrada de registro día a día, que puede ocupar desde parte de una página, hasta varias páginas (en todos los casos los contenidos deberán mencionarse en el índice), constituye el contenido mayor del bujo.
- listas diversas (de una o más páginas, para los más diversos fines) y cuadros de seguimiento o trackers (puede haber varios cuadros en una página, dependiendo de las necesidades) indicando sus nombres y páginas en el índice; en la red se pueden encontrar muchas sugerencias de listas, cuadros de seguimiento y otros elementos que pueden incorporarse al bullet journal
Como ya está dicho, se puede emplear cualquier cuaderno para hacer el bullet journal, el cual deberá ser manejado cuidadosamente para que no se extravíe, dañe o maltrate.
En principio, un lápiz puede ser suficiente para escribir aunque -para asegurar la perdurabilidad de los registros- un bolígrafo convencional puede ser necesario.
Con más creatividad, se pueden usar lapiceros con tintas negra, azul, roja y verde, para dar acento a cierta información.
Es necesario numerar manualmente todas las hojas del cuaderno (o libreta) de modo que al inicio se pueda ir alimentando el índice general del bullet journal, con referencia a las páginas donde se localizan determinado contenido. La numeración sólo toma unos minutos y puede hacerse por un rango y completarla posteriormente.
El índice general debe ser pormenorizado e indicar la página en la que se localiza cada elemento del bullet journal, conforme éstos van siendo agregados.
Tal vez convenga dedicar una hoja completa (frente y vuelta, es decir las dos caras de una hoja) para ir generando el índice, pensando en una durabilidad suficiente, acorde con el periodo temporal de que se trate (mes, trimestre, semestre, año) conforme a las necesidades del creador o usuario. En caso de que la cantidad de contenidos sea mayor, cabe plantear la posibilidad de agregar un índice intermedio, para superar el límite inicial de dos páginas.
Para algunas personas, las que realizan un gran número de actividades, puede ser que una libreta apenas sea suficiente para un mes.
Para otras personas, tal vez una libreta puede ser suficiente para un semestre, o hasta para un año. Como quiera que sea, el sistema puede adaptarse sobre la marcha, ya sea para usar una libreta por periodo, o varias. La experiencia gradual en la elaboración del bullet journal permitirá prever las necesidades de espacio, en función del periodo de tiempo que se va a organizar.
El punto de partida del bullet journal es lo que se llama rapid logging, que es una forma de decir registro rápido.
En esta etapa de registro rápido es indispensable utilizar una simbología estandarizada (pero que también se puede personalizar, siempre de acuerdo a las necesidades) para identificar con bullets (balas o viñetas, lo que da nombre al sistema) cada una de las entradas o registros generados como parte de un trabajo, reunión, actividad, cita o proyecto.
El sistema contempla una serie de símbolos sencillos que ayudan a distinguir las diferentes entradas registradas en el bullet journal.
Simbología para el rapid logging
El contenido general de un bullet journal se refiere a tareas, citas y notas. Las tareas son actividades o cosas que deben realizarse. Las citas son reuniones o aluden a eventos en que es necesario confluir o participar y las notas son todo tipo de datos, información o apuntes que resultan durante la realización de tareas y el cumplimiento de citas.
Los símbolos recomendados para desarrollar este sistema de organización son los siguientes:
Símbolos para identificar TAREAS
. indica una tarea por realizar
X indica una tarea realizada
> indica una tarea re-agendada (movida a una fecha posterior)
< indica una tarea programada
Símbolos para identificar CITAS y REUNIONES
( ) indica una cita (con una X, indica que se acudió)
0 indica un evento (relleno, indica que se atendió)
Símbolos para identificar y destacar NOTAS, APUNTES, ideas, datos, reflexiones
– indica una nota o apunte de alguna idea, dato, reflexión
* indica algo prioritario o urgente
! indica una idea destacada
? indica una duda, o algo que debe investigarse
Símbolo de USO GENERAL para tareas, citas, reuniones y notas
abc indica algo cancelado
Organización del bullet journal y sus componentes
Después del índice, puede agregarse la impresión de un calendario anual, en un tamaño adecuado para que quepa en una página de la libreta. Ese calendario anual servirá como referencia para el resto del bullet journal. En tal caso cada año deberá hacerse la impresión del calendario correspondiente. Si utilizo dos libretas por año, en cada una deberá incluirse el calendario anual completo, o uno semestral.
Dependiendo de las necesidades se puede iniciar el bullet journal a partir de la siguiente página, haciendo las anotaciones necesarias, pero respetando siempre el uso de la simbología recomendada, descrita anteriormente. Este registro inicial ya dará una idea de las secciones que se necesita crear dentro el bullet journal, además, este registro debe generar una entrada en el índice.
Ryder Carroll, el autor de este sistema, recomienda incluir ciertas páginas de guía en el bullet journal:
- una bitácora de futuro
- una bitácora mensual
- la bitácora diaria (que puede contener información sobre tareas, citas o reuniones y notas o apuntes)
La bitácora de futuro puede contener los objetivos centrales que se plantea alcanzar, mes con mes, durante el periodo que abarca la libreta, o inclusive objetivos que se proponen a largo y mediano plazos.
La bitácora mensual (por ejemplo, la de enero, febrero, etc.) puede ocupar el reverso de una página y el frente de otra (es decir, mostrarse a doble página) para desplegar en forma sinóptica los compromisos, citas o tareas principales del mes.
La bitácora mensual más básica es tan solo una lista de los números de los días del mes en orden progresivo. En ese arreglo, se dedica un renglón a cada día del mes para el registro general de lo que debe hacerse, citas o eventos del mes.
Una bitácora mensual más elaborada implica que, con una regla se trace una tabla de 7 columnas y 6 filas (la primera fila servirá para indicar los días de la semana), para que el aspecto sea mucho más ordenado. La numeración de los días debe respetar el arreglo semanal de la primera fila, de lunes a domingo. En las casillas resultantes, se pueden anotar las metas específicas a alcanzar semana con semana, o día con día.
El resto de las páginas del bullet journal pueden dedicarse las bitácoras diarias, es decir, de días específicos -por ejemplo, de cada uno de los días dedicados al estudio o al trabajo- y a la información o ideas y compromisos que surjan o se registren en cada uno de ellos. Las bitácoras diarias constituyen a la larga el contenido más nutrido del bullet journal.
Es posible y con frecuencia necesario, migrar tareas y citas de alguna de las bitácoras (sobre todo de la bitácora diaria) a las demás (mensual y de futuro). Es decir, si en la bitácora diaria se agregó una cita para una fecha posterior, es indispensable que se agregue en la bitácora mensual o anual correspondiente, en función de su importancia. Los datos de contacto de personas pueden pasar a formar parte de listas. Las cosas por hacer pueden pasar a las bitácoras mensual o anual, respectivamente.
Existen otros elementos complementarios para hacer que el bullet journal sea paulatinamente más útil.
Uno de ellos son las listas. Algunos creadores de bullet journals les llaman también colecciones. Se pueden dedicar páginas distintas y completas a estas listas o colecciones. Como ocurre con los demás contenido, se agregan entradas en el índice general para cada lista creada. Algunas listas convenientes que vienen a la mente son:
- listas de contactos (no sustituyen a un directorio de contactos en forma, pero puede ofrecer acceso rápido a contactos frecuentes)
- listas de compras (pueden tener una cobertura específica como despensa, implementos de oficina, herramientas, etc.)
- listas de cumpleaños de familiares o colegas (también pueden crearse de manera diferenciada, por grupos)
- listas de libros que se han leído (pueden crearse agrupadas por temáticas, géneros o autores)
- listas de películas que se han visto (vale la pena considerar el criterio de su creación)
- listas de libros que se desean leer (es válida la consideración precedente)
- listas de películas que se desean ver
- listas de sitios turísticos o históricos que se desea visitar
- listas de términos cuyo significado debe aclararse
- listas de dudas o preguntas, etc.
Las posibilidades son prácticamente infinitas.
Otro elemento del bullet journal que puede ser de gran utilidad son los cuadros de seguimiento (trackers). Por ejemplo, si hay tareas que se deben realizar periódicamente, un cuadro de seguimiento puede dar cuenta del avance y del cumplimiento puntual de dicha tarea.
También se pueden aplicar para la formación y mantenimiento de hábitos. Por ejemplo, la ingesta de agua natural, que puede requerirse establecer como un hábito que se repite varias veces cada día. La forma de llenar estas tablas de seguimiento es llenando cuadros, con palomas y taches, con puntos y diagonales, etc. Una lista de seguimiento puede durar un periodo de tiempo variable.
Insistimos en que tanto las listas generadas como los cuadros de seguimiento deben registrarse en el índice general del bullet journal.
En algunos bullet journals, los autores incluyen también hojas de retos, frases inspiradores o motivacionales, garabatos, bocetos o diseños, ideas gráficas, etc. Con un poco más de esfuerzo, se pueden imprimir fotografías y pegarlas en hojas dedicadas de la libreta, para documentar lugares, fenómenos, eventos.
Puede ser conveniente mantener en una página destacada del bullet journal la clave de los símbolos o abreviaturas empleadas a todo lo largo de éste, al menos hasta que estemos completamente familiarizados e inmersos en su utilización.
Por todo lo señalado hasta aquí, cabe agregar que un bullet journal se puede convertir en un importante elemento para el registro, seguimiento, evaluación y control de planes y proyectos, ya que puede incluir objetivos, metas mensuales, semanales y diarias, diagramas de Gantt, hojas de ruta crítica, presupuestos y una plétora de herramientas de análisis y reflexión. Para buscar inspiración para estos contenidos enriquecedores y potenciadores valdría la pena revisar la obra de Edward de Bono. Todo lo que va en el bullet journal, se agrega en el contexto de la actividad que se está desarrollando o pretende desarrollar.
Atendiendo a estas pautas generales y recomendaciones, cada individuo puede adaptar el bullet journal a sus propias condiciones y necesidades, eliminando elementos que sean innecesarios, o agregando los que le hagan falta.
Un rasgo fundamental de un bullet journal se relaciona con el modelo espiral de generación del conocimiento, SECI, de los japoneses Nonaka y Takeuchi. La disciplina de elaborar un bullet journal corresponde a la fase de externalización del modelo, y puede contribuir de manera importante a las fases de combinación e internalización del mismo. Lluvias de ideas, intuiciones, inspiraciones, conexiones, bifurcaciones, análisis PNI, análisis con los seis sombreros de colores de De Bono, todas las ideas que de otra forman pueden resultar fugaces o pasajeras, si se registran en el bujo, se pueden convertir a mediano y largo plazo en un importante capital intelectual para los individuos y las organizaciones.
La realización y el mantenimiento del bullet journal nos coloca en una vía que necesariamente conduce a la reflexión -cuasi filosófica- acerca de lo que hacemos, de por qué y para qué lo hacemos. Por lo tanto, es una herramienta para el autoconocimiento y la potencialización de nuestra eficiencia y eficacia pesonal y profesional. En suma, constituye un instrumento para nuestra auto-realización.
