El Centro de Investigación en Documentación sobre la Universidad se estableció en 1994, por un acuerdo rectoral, una vez que se ponderó la necesidad de reunir, organizar y sistematizar una parte importante de las reservas informativas de la institución dispersas en varios espacios universitarios, con la finalidad de preservarlas y para su aprovechamiento institucional principalmente para el estudio de la universidad.
Así, en el acuerdo de creación se plasmaron entre sus objetivos fundamentales los siguientes:
- Crear un Centro con la realización de programas y proyectos encaminados hacia el conocimiento del desarrollo institucional y su problemática y que a la vez se constituyen en fuentes de información confiable y accesible.
- Establecer líneas de investigación relacionadas con la educación superior y dirigidas hacia: Los sujetos de la educación, los procesos educativos, la vinculación entre educación y la sociedad.
- Desarrollar un programa institucional de investigación orientado al estudio del quehacer universitario en variables tales como su historia, su trayectoria académica, su estructura administrativa, los aspectos legislativo y laboral y su proyección hacia los ámbitos de la educación superior regional y nacional.
- Coordinar las actividades relacionadas con el rescate, preservación, administración, incremento y difusión del patrimonio histórico documental de la institución.
Para lo cual se habilitó como sede un edificio propio de la universidad, al cual se le hizo una remodelación interior apropiada, con la finalidad de reunir las condiciones básicas para un buen funcionamiento, tanto en el área de investigación con los espacios necesarios, como en la documental procurando reunir los requerimientos básicos para la conservación y disponibilidad de los fondos documentales. Esa primera sede estuvo ubicada en el circuito Gonzalo Aguirre Beltrán, a un costado de las facultades de ingeniería, la que con los arreglos realizados se convertiría en un espacio adecuado a las necesidades planteadas, así como funcional y agradable dotado con obra pictórica del acervo universitario.
Allí tuvo lugar la primera etapa de formación del acervo documental, realizada con base en un censo y diagnóstico de recursos documentales de toda la institución, reuniendo entonces documentos históricos y administrativos procedentes de diferentes espacios de la zona Xalapa, los cuales sumaban alrededor de 2,500 metros lineales, que se distribuyeron en estantería de doble nivel, y que fueron organizados en 2 grupos documentales: Secretaría Académica y Secretaría de Administración y Finanzas.
Asimismo se comenzó a adscribir personal académico y como fruto del análisis del contenido preliminar de los fondos en proceso de organización, se irían trazando las líneas de investigación a seguir y las tareas internas de vinculación entre las dos áreas principales.
Este periodo sería de aproximadamente tres años, después de los cuales en el año de 1996, debido a la apertura del Circuito Presidentes y el ensanchamiento de esa avenida, se daño la cimentación y muros por lo que el edificio debió ser demolido, y nuestro Centro se trasladó a un edificio arrendado en la calle de Azueta en el centro de la ciudad en el cual se permaneció durante varios años, en ese tiempo el acervo se diversificó e incrementó, llegando a alcanzar 4,500 metros lineales y de los 8 fondos originales con que se dio inicio, estos aumentaron a 21, lo que implicaría un trabajo sostenido de organización y valoración, así como de realización de transferencias y bajas documentales y se avanzaría gradualmente en la elaboración de instrumentos de control y descriptivos de los fondos documentales, aumentando igualmente la prestación de servicios institucionales y académicos.
En estos años, se fue haciendo evidente el desarrollo de las funciones académicas con la realización de proyectos de investigación, enfocados principalmente sobre la línea “Historia Institucional de la Universidad Veracruzana”, no obstante lo reducido de la plantilla de personal en esta área.
Otro aspecto que gradualmente se iría desarrollando consistió en el apoyo y/o asesoría a diferentes entidades y dependencias universitarias, para la organización y administración de sus áreas de archivo.
En el año 2013, debido a las inadecuadas condiciones del local que ocupaba el Centro y ante la imposibilidad de disponer de un edificio propio, las autoridades dispusieron el cambio a un local más apropiado para el desempeño de las funciones académicas y documentales y para la protección del acervo efectuándose el traslado a la calle Melchor Ocampo # 67, el cual es un edificio arrendado de 2 plantas y con dimensiones similares al anterior.
Actualmente, a más de un año de un traslado laborioso y complicado por la magnitud del acervo y su correspondiente estantería, nos encontramos instalados y en proceso de adecuación de las áreas de trabajo y de la iluminación en todo el local, no obstante lo cual las funciones en las áreas de investigación y documental se desempeñan con normalidad. Así, el personal académico ha venido trabajando proyectos sobre la línea de investigación principal y las otras tres establecidas que se relacionan todas con la educación superior, así mismo colabora en la realización de índices y catálogos de los fondos históricos.
El área de acervo se desenvuelve en el manejo ordenado y articulado de los 21 fondos, de los cuales 3 se encuentran en la etapa de trámite 9 en etapa de concentración, 9 en etapa histórica y también de 5 agrupaciones documentales en proceso de organización. El acervo en su conjunto abarca un amplio arco temporal que va del año 1916 al año 2014, cuyo contenido se enfoca en general sobre el desempeño de las funciones de la universidad y su gestión administrativa. Estos fondos permiten ofrecer diversos servicios documentales a la institución a los egresados, estudiantes, académicos y a la sociedad en general.
Con la finalidad de avanzar en la modernización y protección del acervo a partir del año 2013, dio inicio un programa de digitalización del acervo, que se ha destinado en primer término a los fondos de carácter histórico con la plataforma Archon, y que permitirá tanto la mayor disponibilidad y aprovechamiento difusión de los contenidos de los fondos, como la preservación de los registros en papel.
Además de lo anterior, a partir del año 2008, nuestro Centro ha colaborado activamente con otras instancias universitarias en tareas inherentes al manejo y disposición de los archivos, y participado en los procedimientos de bajas documentales con la CUTAI y la Contraloría General de la institución.
En el momento en que nos encontramos están sentadas las bases del Centro, y avanzamos en el logro de las metas que posibiliten su consolidación, hay aun mucho trabajo por hacer en materia de investigación sobre la universidad y también en el campo de los archivos tanto en lo que se refiere al acervo del Centro como con los archivos universitarios de toda la institución, por lo cual debemos enfocar nuestros esfuerzos en apego a los objetivos trazados para el apropiado desarrollo de nuestra entidad.
