OBJETIVO
- Es la dependencia responsable de formular y proponer políticas y procedimientos en materia de bienes muebles, mobiliario y equipo, así como dirigir, coordinar y evaluar el control integral de los bienes muebles, inmuebles y derechos patrimoniales de la Universidad Veracruzana.
FUNCIONES Y ATRIBUCIONES*
- Organizar, dirigir, supervisar y controlar el funcionamiento de las áreas administrativas a su cargo;
- Formular y proponer lineamientos, políticas y procedimientos en materia de bienes muebles, mobiliario y equipo y proponer modificaciones a la legislación universitaria para el control patrimonial, montos anuales de capitalización, así como para el registro, aseguramiento, afectación, baja y disposición final de bienes muebles, mobiliario y equipo de la Universidad;
- Apoyar a las regiones en materia de administración de bienes muebles, mobiliario y equipo universitario, en términos de asesoría, capacitación y colaboración, cuando así le sea solicitado;
- Llevar en el Sistema Integral de Información Universitaria, el control de los registros de inventario de bienes muebles, mobiliario y equipo, términos y vigencias de pólizas de seguros y de la información de los resguardos de bienes patrimoniales de la Universidad;
- Realizar u ordenar los avalúos del patrimonio inmobiliario de la Universidad;
- Establecer y ejecutar las estrategias y mecanismos necesarios para que se lleve a cabo la valuación, el registro contable y administrativo de las obras de arte; marcas, licencias y patentes; derechos de propiedad intelectual y los activos biológicos de la Universidad;
- Coadyuvar en las estrategias y mecanismos necesarios para la actualización de la situación legal y los registros contables del patrimonio inmobiliario de la Universidad;
- Analizar los informes del levantamiento físico del inventario de bienes muebles, mobiliario y equipo de las entidades académicas y dependencias y elaborar el reporte consolidado de bienes muebles, mobiliario y equipo de la Universidad;
- Determinar con base en estudios de viabilidad técnica y económica, la conveniencia, pertinencia y temporalidad de asegurar el patrimonio de la Universidad y gestionar la contratación de los seguros cuando sea el caso;
- Monitorear por excepción y por muestreo la aplicación de la metodología para el levantamiento físico del inventario, para el etiquetado con código de barras y para la recuperación de bienes no localizados en las entidades académicas y dependencias;
- Verificar periódicamente que se tengan actualizados los resguardos patrimoniales por entidad académica y dependencia y controlar el registro consolidado de la Universidad;
- Coadyuvar con la Contraloría General en las actividades de verificación física de bienes y en los procesos de entrega-recepción de oficinas, en lo referente a los activos sujetos a control patrimonial;
- Definir, con apoyo en dictámenes de no utilidad emitidos por los titulares de las entidades académicas o dependencias donde estén registrados los bienes, sobre la baja de bienes muebles, mobiliario y equipo de la Universidad;
- Coadyuvar con el Abogado General en la integración de los expedientes, cuando exista la intención de dar de baja bienes muebles y derechos patrimoniales, requiriendo el dictamen de perito especializado para la definición de valores y otorgando el seguimiento debido para el cumplimiento de la normatividad aplicable;
- Coadyuvar con el Abogado General a sustentar las propuestas de enajenación onerosa o donación del mobiliario y equipo dictaminado para baja del patrimonio universitario, a fin de que se obtenga el Acuerdo del Rector que permita ejecutar la disposición final de los bienes;
- Integrar la información y documentación que sustente la baja de bienes muebles, mobiliario y equipo y tramitar su desincorporación en la contabilidad de la Universidad;
- Realizar las acciones que permitan llevar a cabo las enajenaciones onerosas o donaciones, de los bienes dictaminados para baja del patrimonio universitario, cuidando que se cumplan los procedimientos establecidos con legalidad y transparencia, garantizando las mejores condiciones para la Universidad;
- Realizar u ordenar se practiquen revisiones físicas en forma periódica del inventario de bienes muebles, mobiliario y equipo en las entidades académicas y las dependencias, en coordinación con las mismas y levantar actas administrativas que contengan las incidencias de cada revisión, de la conciliación de registros y del seguimiento a los resultados de la confronta de información, de tal forma que se tenga una seguridad razonable de que los reportes del Sistema Integral de Información Universitaria estén correctos y actualizados;
- Monitorear la ejecución de los movimientos de actualización de bienes muebles, mobiliario y equipo de las entidades académicas y dependencias en el Sistema Integral de Información Universitaria;
- Formular y proponer lineamientos, políticas y procedimientos para la conservación de facturas originales y escrituración original o en casos especiales, las copias y documentos que amparen la propiedad de los bienes patrimoniales adquiridos o cedidos a la Universidad y resguardar una copia digital de esa documentación;
- Conciliar, en coordinación con la Dirección de Contabilidad, la información contable de activos-patrimonio, con el registro de altas y bajas pormenorizado de los bienes patrimoniales de la Universidad;
- Coadyuvar con la Contraloría General y los entes fiscalizadores de la Universidad proporcionando la información que requieran para el cumplimiento de su función, así como solventar las observaciones vinculadas a la Dirección que se desprendan de su intervención;
- Formular y proponer lineamientos, políticas y procedimientos para el cuidado, resguardo, custodia, conservación, mantenimiento, restauración y aprovechamiento de los bienes muebles e inmuebles, obras de arte, marcas, licencias, patentes, derechos de propiedad intelectual y activos biológicos;
- Conocer y registrar los casos de comercialización o explotación de los bienes patrimoniales de la Universidad;
- Administrar el archivo documental y electrónico de las actividades a su cargo;
- Atender los asuntos vinculados al control patrimonial de la Universidad y aquellos que le sean expresamente encomendados por el Secretario de Administración y Finanzas.
* Extraído del Estatuto General de la Universidad Veracruzana, Capítulo V, Articulo 225.
