Objetivo:
Establecer las actividades y criterios uniformes para solicitar la actualización del estado físico de los bienes muebles (activo fijo o bien controlable) patrimonio de la Universidad Veracruzana, cuando estos hayan sido localizados por la Unidad Responsable (entidad académica o dependencia).
Actividades
1. El administrador de la Unidad Responsable debe validar las características físicas del bien mueble que ha sido localizado y éstas correspondan con la información que se tiene registrada en el Subsistema de Planeación, Recursos Financieros y Materiales, a través de la Consulta y generación de información de bienes, ver guía (ABS-CB-G-01).
Nota: Si la información del subsistema (marca, modelo, serie y/o descripción) resulta insuficiente para identificar el bien mueble, debe cotejarla con la factura que resguarda la Administración de la Unidad Responsable o en su caso solicitarla a la Dirección de Control de Bienes Muebles e Inmuebles (DCBMeI), a través del Portal de la Dirección en: https://www.uv.mx/controldebienes/general/solicitud-de-facturas-de-bienes-muebles/
2. El titular de la Unidad Responsable debe solicitar a la DCBMeI o a la SAF Regional según corresponda a través del Sistema de Administración y Seguimiento de Correspondencia HERMES, la actualización del estado físico del bien mueble localizado, indicado los datos siguientes:
| N° | N° de activo | Descripción |
Nota: El asunto del HERMES, debe estar compuesto por la clave de la Unidad Responsable solicitante seguido del asunto clave siguiente: “Bienes localizados”
3. La solicitud de actualización del estado físico del bien mueble, debe incluir una “Ficha de evidencia fotográfica” (ABS-CB-F-08), considerando lo siguiente:
- Realizar una “Ficha de evidencia fotográfica” por bien.
- Las fotografías que se adjunten deben ser claras y legibles.
- Fotografía del bien completo (para validación de sus características).
- Fotografía del número de serie del bien (en casos aplicables).
Nota: Foto del bien, no de la caja o empaque.
- Fotografía donde se visualice la marca (en casos aplicables).
- Fotografía donde se visualice el modelo (en casos aplicables).
Nota: Si en el bien no se visualiza el número de serie o modelo, debe especificarlo en su solicitud, para considerar la información en la evidencia enviada.
- La “Ficha de evidencia fotográfica” debe convertirla de formato Excel a formato PDF.
No es necesario imprimir la ficha y escanearla, ya que la nitidez de las fotos se pierde, y no es posible leer la información.
Para bienes intangibles (software y/o licencias informáticas) localizados:
a) Captura de pantalla del programa o licencia instalada en la computadora, en donde se visualice el nombre del mismo.
b) Indicar el número de activo donde está instalado software y/o licencias.
c) Factura con la que fue adquirido el bien, con la finalidad de poder amparar la vigencia (en caso de que la UR no cuente con ella, debe solicitarla a la DCBMeI a través del portal).
4. Una vez recibida la información la DCBMeI o la SAF Regional según corresponda, realiza el análisis de la información recibida e informa:
a) Procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que una vez revisada la información enviada del bien mueble localizado es suficiente, por lo que procede la actualización del estado físico del bien.
El Administrador de la Unidad Responsable debe validar la actualización de su inventario a través de la “Consulta y generación de información de bienes”, ver guía (ABS-CB-G-01), asignar un resguardante al bien mueble a través de guía: “Resguardo de Activo Fijo”, ver guía (ABS-CB-G-22) y notificar si la actualización se efectuó satisfactoriamente.
b) No procede: Se notifica al titular y administrador de la Unidad Responsable, que la información proporcionada del bien mueble localizado no procede y se le especifica los motivos y las acciones que debe realizar para continuar con el proceso.
Formatos
| Descripción | Clave Formato | Instructivo |
| Acta administrativa simple | ABS-CB-F-03 | |
| Ficha de evidencia fotográfica | ABS-CB-F-08 | Instructivo de llenado |
Contacto
Para el seguimiento y/o aclaraciones sobre la «Actualización de estado físico de bienes muebles localizados», debe contactar al analista:
L.C. Cinthya del Carmen Navarro Díaz
Analista del Departamento de Registro y Actualización de Bienes
Correo electrónico: cinavarro@uv.mx
Teléfono: 228 842 1700
Extensión: 11282
Para mayor información, debe consultar la Guía completa: Actualización del estado físico de bienes muebles localizados ABS-CB-G-18
