La Universidad Veracruzana, como institución, utiliza una gran cantidad de insumos de oficina y genera una gran cantidad de residuos de papel, derivado de sus actividades sustantivas y administrativas. Ante esta situación, surge el Sistema de Seguimiento y Correspondencia Digital HERMES como una alternativa al envío de documentación oficial dentro de la UV.
El Sistema HERMES es una herramienta electrónica, desarrollada en 2003 por la Dirección General de Tecnología de la Información (DGTI), cuya función principal es el envío y recepción de oficios, circulares y memorándums entre dependencias administrativas y entidades académicas de la Universidad Veracruzana (UV). Con la creación del Plan Maestro para la Sustentabilidad (PlanMAS-UV) en 2010, el Sistema HERMES es renovado por la DGTI e impulsado por la CoSustentaUV para atender el área de desempeño de “uso apropiado y eficiente de insumos de oficina” del PlanMAS-UV.
A partir del 20 de agosto 2013, tras 3 años de mejora informática, una fase piloto y un programa de capacitación al personal administrativo de las cinco regiones universitarias, el sistema Hermes es la herramienta institucional para el envío de oficios y correspondencia oficial dentro de la Universidad Veracruzana.
Hermes tiene los siguientes beneficios con respecto al papel:
- Agiliza y abarata el proceso de elaboración, envío y recepción de documentos oficiales (oficios, circulares y memorándums, entre otros).
- Facilita la administración y seguimiento de documentos oficiales.
- Reduce el consumo de materiales de oficina (papel, tinta para impresoras, energía eléctrica) y los viajes de mensajería.
- Ahorra espacio físico de almacenamiento en las instalaciones de la institución.
Con esto se busca transitar a otros procesos tales como la digitalización y la firma electrónica en los procesos administrativos de la Universidad Veracruzana. Actualmente se está haciendo una reingeniería del Sistema HERMES, la cual va desde sus procesos hasta mejoras de usabilidad y alojamiento de información.Como parte de las investigaciones pendientes relacionadas con este sistema están los cálculos de ahorro por gastos de envío y la disminución del ahorro de recursos (agua, energía y recursos forestales) asociados a la producción de los insumos de oficina.
Si te interesa realizar tu tesis en algún tema relacionado con el Sistema HERMES, escríbenos a cosustenta@uv.mx o eserrano@uv.mx
