Universidad Veracruzana

Introducción

En una época donde la digitalización ha transformado la forma en que interactuamos y trabajamos, el uso de la firma electrónica se ha convertido en una herramienta clave para garantizar la seguridad, optimizar procesos y reducir costos en diversos ámbitos, tanto personales, empresariales o gubernamentales.
Pero, ¿cómo es posible firmar digitalmente un documento y garantizar que no pueda ser alterado? La respuesta está en el uso de la criptografía (ciencia y técnica de proteger información mediante métodos de codificación (Stallings, W., 2020)) y la infraestructura de claves públicas, una tecnología diseñada para proteger y autenticar nuestras actividades en línea.

Definición y funcionamiento

De acuerdo al Servicio de Administración Tributaria (SAT), la firma electrónica “es un conjunto de datos que se adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma autógrafa.” (Servicio de Administración Tributaria, 2015, p. 2).

El uso de la firma electrónica se fundamenta en los estándares internacionales de infraestructura de claves públicas (PKI, por sus siglas en inglés), utilizando una clave pública y una privada, esto puede sonar complicado, pero en realidad es fácil de entender, en un ejemplo práctico, cuando se firma un documento digitalmente, solo tu llave privada puede crear esa firma, prueba de que el documento viene de ti, después, cualquier persona puede usar tu clave pública para verificar que la firma es auténtica, si alguien intenta cambiar el documento después de que lo firmaste, la firma no coincidirá. Es como si tu firma digital dijera «Yo firmé este documento y nada ha cambiado desde que lo firmé» y como nadie más tiene tu llave privada, nadie puede falsificar tu firma.

Ventajas de las firmas electrónicas

1. Seguridad y autenticidad:
La firma electrónica utiliza tecnologías de cifrado como AES (estándar de encriptación avanzada), el cual “es un algoritmo de cifrado de clave simétrica que se utiliza en la ciberseguridad para proteger la confidencialidad de la información” (MSMK University, s.f.), para garantizar la integridad de los documentos. La firma electrónica está vinculada al usuario, reduciendo riesgos de fraude o suplantación de identidad. Cabe mencionar que una clave simétrica es una clave que sirve para cifrar y descifrar la información.

2.Cumplimiento legal:
Cuenta con respaldo jurídico en diversas legislaciones, internacionales y nacionales, como la Ley de Firma Electrónica Avanzada en México, publicada el 11 de enero de 2012 (Servicio de Administración Tributaria, 2015, p. 3), asegurando que los documentos firmados electrónicamente tengan la misma validez que una firma manuscrita.

3. Eficiencia y reducción de costos:
Permite optimizar procesos al eliminar la necesidad de imprimir, firmar y enviar documentos físicos, lo que ahorra tiempo del personal y recursos económicos, además de promover la sostenibilidad al reducir el uso de papel.

4. Mejora en la experiencia del usuario:
Simplifica y agiliza los procesos de firma, ofreciendo una experiencia intuitiva, segura y confiable, mejorando la relación entre los usuarios y las organizaciones que adoptan esta tecnología. Además, facilita la firma de documentos desde cualquier lugar y en cualquier momento, siempre que se disponga de un dispositivo electrónico con acceso a Internet.

Implementación y casos de éxito

En México, diversas instituciones han adoptado la firma electrónica para mejorar la seguridad y eficiencia en sus procesos. El Servicio de Administración Tributaria (SAT) utiliza este recurso para trámites fiscales, asegurando la autenticidad y validez legal de documentos. De igual forma, organismos gubernamentales y empresas privadas la emplean.
La Universidad Veracruzana destaca por su firma electrónica “UVeFirma”, la cual permite a los docentes firmar actas de calificaciones de manera digital mediante la plataforma Registro de Calificaciones por Internet (RCI), accesible desde el Portal MiUV.

Innovación y futuro en la UV

Como parte del desarrollo tecnológico de la Universidad Veracruzana, se ha creado la aplicación UVeFirma – Firma de documentos, que permitirá la gestión y firmado de documentos electrónicos a todo el personal UV. Esto no solo optimizará los procesos administrativos y académicos llevados a cabo por la institución, sino que también facilitará el trabajo de la comunidad universitaria. Esta herramienta, que estará disponible a corto plazo, forma parte de los esfuerzos de la Universidad Veracruzana por enfrentar los desafíos tecnológicos del mundo actual.

Conclusión
La firma electrónica avanzada es un pilar esencial de la transformación digital y ofrece una combinación única de seguridad, eficiencia y sostenibilidad. Sin embargo, para maximizar su potencial, es necesario abordar desafíos como la brecha tecnológica, la falta de conocimiento y la armonización legal.
La implementación de esta, no solo aporta beneficios para la institución que la ocupe, sino también, para las personas que se involucren con dicha institución, fortaleciendo el trabajo y la confianza entre las mismas. Sin duda, adoptar esta tecnología es una gran inversión para cualquier persona u organización que aspire a mantenerse competitiva en la era digital.

Referencias

1. Servicio de Administración Tributaria (SAT). (2015). Convenios de colaboración para firma electrónica. Recuperado de http://omawww.sat.gob.mx/ForoTributarioDeServiciosElectronicos2015/Paginas/Documentos/ConveniosColaboracion_FirmaElectronica.pdf
2. Stallings, W. (2020). Criptografía y seguridad de redes: Principios y prácticas. Pearson.
3. MSMK University. (s. f.). Advanced Encryption Standard (AES). Recuperado de https://msmk.university/advanced-encryption-standard-aes/?utm_source=chatgpt.com.
4. Morales Sandoval, M. (2022). Firmas digitales en México: conceptos, oportunidades y desafíos. Ciencia e Ingeniería en Tecnologías Computacionales, capítulo 3, Cinvestav Unidad Tamaulipas, Ciudad Victoria, México. ISBN: 978-607-9023-65-2.
5. Banco de México. (s. f.). Firma electrónica y autenticación. Recuperado de https://www.banxico.org.mx/servicios/firma-electronica-autenticaci.html.
6. NOM-151-SCFI-2016. Secretaria de Economía de México. Regulaciones para contratos comerciales y actos electrónicos. Recuperado de: http://www.firmadigital.gob.mx.