Las videoconferencias han transformado la forma en que las personas y las organizaciones se conectan y cumplen sus objetivos, especialmente en el contexto actual de globalización. Este artículo aborda qué es una videoconferencia, sus beneficios y cómo implementar salas de videoconferencia de manera efectiva en las organizaciones.
¿Qué es una videoconferencia?
Una videoconferencia es el uso de recursos tecnológicos para comunicarse en tiempo real entre dos o más personas ubicadas en diferentes lugares utilizando audio, video, e intercambiando datos (presentaciones) de computadora. A través de una conexión a internet, las videoconferencias eliminan las barreras de la distancia y ofrecen una experiencia interactiva similar a la de las reuniones presenciales.
Las videoconferencias se realizan generalmente mediante plataformas como Zoom, Microsoft TEAMS, Google Meet, CISCO Webex, entre otras. Estas herramientas proporcionan funcionalidades como compartir pantallas, grabación de reuniones, chats en vivo y control remoto, lo que las hace versátiles para diversos usos: educación, negocios, telemedicina, soporte remoto, eventos sociales.
Beneficios de las videoconferencias
El uso de las videoconferencias en las organizaciones ha crecido exponencialmente gracias a sus múltiples beneficios, entre los que destacan:
- Reducción de costos. Ahorro en viajes, al evitar costos asociados con traslados, hospedaje y viáticos.
- Mejora de la eficiencia operativa y de la colaboración. Al eliminar desplazamientos, los equipos pueden eficientar el uso de su tiempo; discutir ideas, resolver problemas y tomar decisiones con celeridad, incluso desde diferentes ubicaciones geográficas, empleando herramientas tales como pizarra digital e intercambio de documentos, que facilitan el trabajo colaborativo en tiempo real.
- Flexibilidad y accesibilidad. Las videoconferencias permiten ajustar los horarios de las reuniones a las necesidades de los participantes. Empleados remotos o personas con dificultades para asistir presencialmente pueden participar en la reunión sin problemas.
- Facilidades para la educación y el aprendizaje continuo. Los talleres y conferencias virtuales permiten la participación de ponentes destacados sin necesidad de desplazamiento. Y las sesiones grabadas facilitan el acceso posterior a la información.
- Impulso a la sostenibilidad. Al disminuir la necesidad de transporte, las videoconferencias contribuyen a la reducción de la huella de carbono y a los objetivos de sostenibilidad de las empresas.
Recomendaciones para implementar salas de videoconferencia en las organizaciones.
Para maximizar el impacto de las videoconferencias, es fundamental diseñar e implementar salas equipadas y funcionales. A continuación, se presentan algunas recomendaciones clave:
1. Planificación estratégica
- Identificar necesidades. Evaluar cuántas personas usarán la sala, con qué frecuencia, y para qué tipos de reuniones.
- Gestionar el presupuesto. Defina un presupuesto considerando equipo de calidad, software y posibles costos de suscripciones y mantenimiento anuales.
2. Diseño del espacio físico
- Acústica. Implemente materiales que reduzcan el eco, reverberaciones y los ruidos externos, tales como paneles acústicos y alfombras.
- Mobiliario funcional. Elija mesas y sillas ergonómicas, cuya disposición facilite la interacción visual.
- Espacios modulares. Considere configuraciones flexibles del mobiliario, adecuadas tanto para grupos pequeños como para audiencias más numerosas.
3. Conectividad robusta. Debe asegurarse de contar con acceso a Internet de alta velocidad, y conectar el equipo a la red estructurada mediante nodos de red en ubicaciones convenientes. La disponibilidad de servicio de internet inalámbrico para los usuarios es recomendable.
4. Selección del equipo tecnológico
- Cámaras de alta definición. Invierta en cámaras que ofrezcan resolución HD o 4K para asegurar una imagen clara, y que tengan capacidades de movimiento (paneo, elevación y zoom) se puedan operar en forma remota mediante control inalámbrico o usando un “joystick”.
- Sistema profesional de altavoces y microfonía con cancelación de eco. La elección de equipos de uso profesional permitirá brindar a los usuarios una experiencia de audio sin interrupciones ni eco.
- Pantallas grandes o proyectores. Permitirán una visualización correcta de los participantes y de las presentaciones.
- Iluminación adecuada. Se debe usar luces con temperatura de color neutra y fuentes de luz direccionables para evitar sombras y garantizar una iluminación uniforme.
5. Capacitación de los usuarios y del personal técnico.
- Entrenamiento técnico. El éxito de la solución depende de que los empleados sepan cómo operar el equipo y solucionar problemas básicos.
- Buenas prácticas. Propicie el uso de guías para reuniones virtuales, cómo activar/desactivar micrófonos y compartir pantallas de manera eficiente.
6. Mantenimiento continuo.
- Actualizaciones del software. Es importante mantener las plataformas con las versiones mas recientes para garantizar compatibilidad y seguridad.
- Revisiones periódicas. Inspeccione el equipo regularmente evitar fallos durante reuniones importantes. Mantenga el equipo protegido mediante pólizas de servicio.
Conclusión.
Las videoconferencias no son sólo una herramienta para superar distancias físicas, sino también una fortaleza estratégica para las organizaciones modernas. Implementar salas de videoconferencia con tecnología adecuada y diseño funcional es un factor clave para potenciar la comunicación, la colaboración y la productividad. Con una planificación adecuada, las salas de videoconferencia pueden convertirse en los centros de innovación y conectividad que las organizaciones necesitan para prosperar en un mundo cada vez más digitalizado.
Referencias.
1. Recomendaciones para salas de videoconferencia. Centro de Operaciones de Videoconferencia (VNOC) de la Universidad Nacional Autónoma de México. https://www.unacar.mx/contenido/coordinacion2017/normatividad/Recomendaciones%20para%20Salas%20de%20Videoconferencia%20-%20VNOC%20UNAM.pdf. Consultado el 22/Nov/2024.
2. https://proycon.com.mx/que-elementos-debe-tener-una-sala-de-videoconferencia/
3. https://blog.hubspot.es/sales/que-es-videoconferencia