Universidad Veracruzana

REQUISITOS PARA CONVENIOS GENERALES Y ESPECÍFICOS

1. Documentación requerida de la contraparte (copias digitalizadas):

a) Empresas, Asociaciones Civiles, Instituciones Educativas Privadas

I. Acta Constitutiva;

II. Poder Notarial;

III. Identificación oficial del Representante Legal;

IV. Registro Federal de Contribuyentes RFC; y

V. Comprobante de domicilio.

b) Instituciones educativas privadas, además de los requisitos anteriores, se requerirá

I. RVOE o autorización de la autoridad educativa (SEP-SEV).

c) Ayuntamientos:

I. Acta de sesión de Cabildo, donde se aprueba llevar a cabo la firma del Convenio;

II. Nombramiento del Presidente Municipal;

III. Identificación oficial del Presidente Municipal;

IV. Nombramiento del Síndico Único;

V. Identificación oficial del Sindico Único;

VI. Registro Federal de Contribuyentes del Ayuntamiento; y

VII. Comprobante de domicilio del Ayuntamiento.

d) Dependencias de Gobierno Federales y Estatales

I. Nombramiento del titular o Poder notarial del representante legal que firmará el convenio;

II. Identificación oficial del titular o representante legal; y

III. Comprobante de domicilio de la dependencia.

e) Instituciones de Educación Superior Nacionales e Internacionales

I. Decreto de creación, gaceta oficial o similar;

II. Poder notarial de representante legal o documento que faculta al titular o representante legal a firmar el convenio (Nombramiento, Ley, Estatuto, Reglamento),

III. Identificación oficial del representante legal;

IV. Registro Federal de Contribuyentes; y

V. Comprobante de domicilio.

VI. Traducción al español de los documentos que se pretendan formalizar.

Etapas a seguir para la firma de un convenio general o específico:

1. Reunir los requisitos del convenio que desea tramitar y completar el borrador correspondiente.
2. Enviar la documentación vía Hermes a la Oficina del Abogado General para el visto bueno jurídico.
3. Si la Oficina del Abogado General brinda visto bueno jurídico, el promovente debe de solicitar la validación financiera ante la Secretaría de Administración y Finanzas, y la validación académica ante la Secretaría Académica vía Hermes anexando los documentos y borrador del convenio.

*En caso de que la Oficina del Abogado General tenga observaciones se le informará vía Hermes antes de dar el vo.bo. Jurídico. Para que el promovente los atienda en la brevedad.

4. Una vez emitida la validación financiera y académica, y si estas son procedentes, la Oficina del Abogado General le enviará al promovente el convenio en pdf con la fecha actualizada.
5. El Promovente debe imprimir el convenio en los tantos que se establece en él, y recabar las firmas de la contraparte. Posterior deberá enviar los ejemplares en original y debidamente signados a la Oficina del Abogado General para completar firmas.
6. Una vez que los ejemplares estén firmados por el abogado general, se le regresará al promovente un ejemplar en original, y otro se quedará en la Oficina del Abogado General para resguardo.

ESPECIFICACIONES

 El gestor, deberá adjuntar a la propuesta de convenio, contrato y demás instrumentos jurídicos, las especificaciones siguientes:

I. Si se hará algún tipo de requisición/orden de servicio/pedido o contrato de adquisición de bienes o de servicios, de arrendamiento o de obra que sea necesario para la ejecución del objeto del convenio o contrato cuya formalización solicita;

II. Cuál será la plantilla de personal que prestará sus servicios personales en la ejecución del objeto del convenio o contrato a celebrarse, distinguiendo cuáles lo serán subordinados -sólo podrán contratarse hasta por el tiempo máximo que dure el convenio o contrato-, cuáles independientes, qué puestos ocuparán, el sueldo u honorarios que percibirán, entre otros datos al respecto;

III. El tabulador que se utilizará para administrar los sueldos u honorarios del personal que prestará sus servicios personales en la ejecución del objeto del convenio o contrato a celebrarse está de acuerdo con el de la Dirección General de Recursos Humanos;

IV. El perfil de los recursos humanos, para determinar la viabilidad de la celebración y ejecución satisfactoria del objeto del convenio o contrato;

V. Los recursos materiales y tecnológicos necesarios para determinar la viabilidad de la celebración y ejecución satisfactoria del objeto del convenio o contrato;

VI. Los conocimientos que se generarán en el desarrollo de las acciones propias del convenio o contrato;

VII. El impacto académico del convenio o contrato, detallando el número de académicos y actividades que realizarán, número de alumnos y actividades de aprendizaje en que participarán, número de alumnos o egresados en servicio social y proyectos institucionales de servicio social a los que beneficia el proyecto del convenio o contrato, experiencias educativas específicas que están vinculadas con actividades de aprendizaje en el proyecto, trabajos recepcionales de licenciatura o posgrado, cuerpo académico y líneas de investigación asociadas, productos de investigación, cursos, talleres que se realizarán, así como los beneficios del proyecto para la acreditación de programas, para actualización de planes y programas y para la mejora de la infraestructura física o tecnológica de la Universidad Veracruzana;

VIII. Si existe la necesidad de contratar un Coordinador Técnico responsable de la ejecución del convenio o contrato, del cumplimiento de las metas y del ejercicio de los recursos. En caso de ser afirmativo, describir el puesto y el perfil necesario del mismo. En todo caso la duración del convenio o contrato será hasta por el tiempo que dure el convenio;

IX. Mencionar quién será el Coordinador Administrativo que realizará los trámites para la ejecución del convenio o contrato de conformidad con lo establecido en los manuales y disposiciones administrativas de la Universidad, será también el responsable de la correcta aplicación de los recursos y procedimientos administrativos;

X. Si está contemplada la subcontratación. En caso de ser afirmativo, añadir justificación. En todo caso el financiamiento para la realización de acciones por las empresas subcontratadas deberán absorberlo éstas, justificando por escrito los términos del mismo a satisfacción expresa de la Secretaría de Administración y Finanzas debiendo consignar con exactitud el o los montos del financiamiento, fechas en que se exhibirá, conceptos, sueldos del personal, equipos, vehículos, acondicionamiento de oficinas, mobiliario, entre otros y forma y fechas de pago, además de expresar que la Universidad no pagará intereses sobre este tipo de financiamientos;

XI. Cuáles serán los ingresos y egresos proyectados durante la vigencia del convenio o contrato, expresando con claridad la forma en que se aportará el porcentaje de Apoyo Administrativo Académico, la forma en que se amortizará el porcentaje de apoyo para Inicio de Actividades de Convenios o Contratos y los préstamos de empresas subcontratadas, así como el saldo de efectivo que resultará al final de cada mes;

XII. Mencionar que se elaboró un Programa Operativo Anual POA para su aprobación;

XIII. Cuál será el destino de los remanentes o ganancias;

XIV. Que los compromisos que se contraerán en ningún caso constituirán perjuicio económico para la Universidad, ni interferirá en el desarrollo de sus funciones sustantivas ni con su normatividad vigente y contribuirá al desarrollo de sus planes y programas de estudio enriqueciendo sus funciones sustantivas;

XV. Que el o los curriculum vitae del Coordinador Administrativo y del Coordinador Técnico, en su caso, cumplen con el perfil requerido;

XVI. Que el componente económico del convenio o contrato considera la aportación del porcentaje fijado por la Secretaría de Administración y Finanzas para apoyo administrativo académico sobre el monto total del convenio o contrato y que el restante es suficiente para la operación del convenio o contrato;

XVII. Que cuenta con disponibilidad presupuestal para enfrentar el impacto financiero que se generará con la formalización del convenio o contrato que promueve, debiendo acreditar documentalmente y de forma indubitable tal situación;

XVIII. El objeto y demás partes del convenio o contrato y sus anexos de tal manera que no deje duda sobre los alcances del mismo;

XIX. Comprobar todas aquellas cuestiones que les soliciten las Secretarías así como sus dependencias y el Abogado General; y

XX. Deberán subsanar las observaciones que en su caso emitan las Secretarías, así como sus dependencias y el Abogado General para proceder a su firma.