Protocolo para grabación y transmisión en vivo de eventos académicos en redes sociales

Presentación

En este documento se mencionan las consideraciones, configuraciones arreglos y requerimientos técnicos y humanos para poder realizar la transmisión de video en vivo del discurso de un ponente usando una computadora portátil, una conexión convencional a Internet, un servicio gratuito de red social como Facebook Live, o Youtube en vivo

Equipo

Para la transmisión de video en vivo del discurso de un ponente se requiere del siguiente equipo:

• Computadora personal con cámara interna o externa (USB).
• Conexión a Internet preferentemente con cable Ethernet.
• Sistema inalámbrico de micrófonos o micrófono con cable largo.
• Proyector o monitor de computadora, considerando que se requiera mostrar las diapositivas del orador.

Personas y funciones

Si se trata de una transmisión de escritorio, usualmente el ponente juega los roles siguientes, pero si se trata de un evento más grande es deseable atender las siguientes tareas:

• Encargado de la transmisión. Es la persona que deberá velar para que el evento llegue a buen puerto.
• Propietario de la cuenta de Facebook o Youtube. Los videos se transmiten y almacenan en la cuenta de una persona, es deseable que esa cuenta sea formal e institucional para que aprovechando el evento, la audiencia pueda conocer al grupo que organizó el evento.
• Operador de video y comunicación. Es la persona a cargo de la transmisión, de atender el chat y otras redes sociales ligadas al evento.
• Presentador. Es la persona a cuadro que se deberá dirigir tanto a la audiencia local como a la remota. En algunos casos es el moderador o ponente.

Consideraciones para la transmisión

Previas al evento.

• El propietario de la cuenta de Facebook o Youtube deberá: 1) Garantizar que el encargado de la transmisión pueda entrar a su cuenta desde la computadora que va a trasmitir el video.
• El presentador deberá dar la bienvenida a los que siguen la transmisión en vivo, invitándolos a interactuar a través de las redes sociales.
• El encargado de la transmisión debe: 1) Verificar la velocidad de la conexión de la sede. 2) Instalar el equipo; configurar el lugar del ponente, de la cámara y micrófono y de las diapositivas. 4) Abrir la cuenta de Facebook o de Youtube desde la que se realizará la transmisión. 5) Solicitar permiso por escrito a las personas que aparecerán a cuadro.
• El operador de video y comunicación deberá: 1) Estar preparado para iniciar la grabación y 2) Difundir la liga del evento con el grupo organizador –vía WhatsApp– y en redes sociales.

Durante el evento.

• El encargado de la transmisión deberá: 1) Verificar que la calidad del video sea buena o aceptable; y en su caso. 2) Afinar detalles a partir de la retroalimentación de la audiencia o de sus observaciones principalmente con relación al encuadre y al audio.
• El operador de video y comunicación deberá: 1) Atender las redes sociales. 2) Adaptar moderadamente el encuadre en caso de que sea necesario.
• Se recomienda cortar la transmisión al término de las presentaciones. Las preguntas del público local son complicadas de seguir y usualmente resultan ser barullos desasociados de personas o periodos largos de silencio.

Después del evento.

• El presentador deberá despedirse de la audiencia remota invitándolos a seguir otros eventos y permanecer en contacto a través de las redes sociales.
• El propietario de la cuenta de Facebook o Youtube deberá cerrar su sesión y quitarla del equipo que se usó para la transmisión.
• El encargado de la transmisión deberá: 1) Es pertinente, solicitar a los ponentes las presentaciones electrónicas que empleen durante el evento. 2) Concluir la actividad. 3) Realizar un balance del evento para identificar áreas de mejora para futuros eventos.
• El operador de video y comunicación deberá: 1) Terminar la transmisión. 2) Compartir el video del evento en redes sociales.

Encuadre

Encontrar un encuadre perfecto es imposible, especialmente en un lugar donde se tiene poco control, como un auditorio o un salón de clases. Pero si se pueden cuidar ciertos factores para obtener un producto de calidad. A continuación algunas consideraciones.

Cuadro significativo. Incluir en el encuadre los elementos más importantes y distribuirlos armónicamente es un reto. Evidentemente él o los presentadores deben estar a cuadro y de ser posible se recomienda incluir también las diapositivas en la distribución. Es deseable poner a disposición de la audiencia una liga de descarga de las diapositivas para que sean ellos los que las administren cuando el orador las refiera.

Orientación de la cámara. Al grabar un evento con un Smartphone, se tiende a optar por una orientación vertical del video, si bien el video resultante se puede ver en otros teléfonos, el formato resulta poco natural para un video, por lo que se recomienda hacerlo de manera horizontal.

Ubicar la cámara a la altura de los ojos de los ponentes. Un error común es ubicar la cámara por debajo de los ojos de los ponentes especialmente si ellos se ubican en un estrado. Al hacer lo anterior se logra un efecto de contrapicada (imagen izquierda) en la que los cuadros se deforman y las personas se ven más grandes. Para evitarlo se recomienda subir la cámara a la altura de los ojos de los ponentes. Nótese en la imagen de la derecha la mejora del encuadre al cuidar ese aspecto.

Evitar movimientos de cámara. Una toma estable es una buena toma. Mover la cámara entre el expositor y las diapositivas de manera continua es una mala decisión que se traduce en errores de compresión, desenfoque y ruido.

Audio

En una transmisión de este tipo, la voz es incluso más importante que la imagen; con el micrófono integrado de una laptop o de un Smartphone no se logra una calidad de audio aceptable; especialmente si se trata de una conferencia o de una charla en un espacio abierto. Por lo que un micrófono externo que se ubique frente al orador o en su solapa es deseable y mejora notablemente la transmisión de audio en el evento.

Existen diferentes variedades de micrófonos y su ubicación dependerá de su tipo.

• Los micrófonos unidireccionales se deben instalar frente al presentador a una distancia muy corta. Los micrófonos de solapa son ejemplo de este tipo.
• Los micrófonos omnidireccionales son por su parte dispositivos diseñados para captar el audio ambiental por lo que el resultado en una conferencia suele ser de menor calidad. Se recomienda ubicarlos cerca del orador.

 

Aspectos legales

Para controlar cuestiones legales relacionadas con el evento se recomienda lo siguiente:

• Leer los términos legales de los proveedores del servicio de transmisión de video.
• Evitar la transmisión de imágenes, audio o video con licencias privativas ya que su uso puede resultar en la cancelación del evento en vivo o su eliminación.
• Solicitar a las personas previo a que aparezcan a cuadro su consentimiento por escrito.
• Sugerirle a los ponentes utilizar en sus presentaciones una licencia creative commons.

Conclusiones

Transmitir –y grabar– un evento académico requiere de cuidados logísticos, estéticos y técnicos, usualmente difíciles de sortear el día del evento. El presente documento, busca orientar a los que de manera creciente hacen uso de este servicio de red para divulgar actividades académicas con un encuadre estético y un audio fácil de seguir.

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Alberto Ramírez Martinell | @armartinell
Centro de Investigación e Innovación en Educación Superior
Universidad Veracruzana