• Guadalupe Aurora Maldonado Berea, titular de la Dirección de Innovación Educativa de la UV, recomendó el uso de esta herramienta
• Es un sistema que apoya la gestión en cualquier ámbito, como estudiante, profesor o funcionario, dijo

Guadalupe Aurora Maldonado Berea e Isaías Guiot Limón

Claudia Peralta Vázquez

Xalapa, Ver., 03/06/2017.- Colabora 365, plataforma virtual puesta en marcha recientemente por la Universidad Veracruzana (UV) en beneficio de su comunidad, ayuda a estudiantes, profesores y funcionarios a ser más productivos y ahorrar tiempo en sus actividades, dijo Guadalupe Aurora Maldonado Berea, titular de la Dirección de Innovación Educativa de esta casa de estudios.

Luego de que la UV firmara un convenio con Microsoft y se pusieran a disposición de la institución las versiones más recientes de las herramientas de Office 365, la funcionaria adscrita a la Dirección General de Desarrollo Académico e Innovación Educativa (DGDAIE), recomendó a los usuarios realizar un uso adecuado, organizado y jerarquizado del sistema.

Destacó que se trata de un beneficio para esta casa de estudio en materia de trabajo colaborativo,  sincronización de esfuerzos y de productividad, tanto personal como laboral.

Al compartir su experiencia, expuso que las herramientas de productividad no le son ajenas, toda vez que tuvo la oportunidad de impartir clases en la Universidad Politécnica de Cataluña, España, (UPC), donde las tecnologías de la información y la comunicación  (TIC) forman parte del programa de estudios.

Por tanto, celebró que la UV haya incursionado en el uso y aplicación de esta plataforma interna que cuenta con sistemas de seguridad para el resguardo de la información que se comparte.

“Todo lo que yo manejo como parte de mi labor está en el OneDrive, si en algún momento alguien me solicita algún dato o informe no tengo que entregar nada porque todo está en la nube y dentro del entorno de la institución.”

Asimismo, las aplicaciones (Apps) pueden ser descargadas en el celular, en el iPad o en las tablets, y desde ahí manejarlo.

Otro aspecto importante que le ha sido de gran ayuda, dijo, es poder ingresar al calendario del personal que labora con ella en la DGDAIE, para saber si tienen una cita de trabajo o en dónde se encuentran.

Desde esta herramienta, también se pueden organizar reuniones de trabajo y ver la disponibilidad de todos.

“En ese momento, desde el calendario envío posibles fechas del encuentro, adjunto archivos y las personas únicamente confirman su asistencia.”

Por medio de esta plataforma se logran conformar grupos de trabajo colaborativo, es decir, con poner un solo nombre se envía el  correo a todos los integrantes, “lo cual es genial porque no debo escribir el correo de cada uno u olvidarme de alguien”.

Comentó que la herramienta Yammer se emplea como una especie de chat, sin embargo hay Apps que aún no ha logrado explotar del todo.

Además, Colabora 365 permite editar cualquier documento de Word, Excel, PowerPoint y subirlo a un espacio de almacenamiento virtual en el cual no existe riesgo de pérdida de información, sobre todo cuando se daña el disco duro de las computadoras.

De alguna manera también evita la pérdida de mails por falta de espacio, porque a través de Outlook cada usuario tiene 50 GB de almacenamiento en correo electrónico.

Otra de las herramientas sugeridas es el OneNote, pues permite subir información, fotos o el reporte de una reunión como minutas de trabajo. “Nos ahorra tiempo en el sentido de gestionar y administrar las funciones, desde que lo descubrí es magnífico”, añadió Maldonado Berea.

Por su parte, Isaías Guiot Limón, jefe del Departamento de Hipermedios, dijo que la cuenta institucional que tenía la Universidad emigró a un espacio en la nube de Microsoft, beneficio del cual hoy goza la comunidad universitaria, al hacer uso de todas las herramientas de Office 365.

A través de la cuenta institucional de cada empleado o estudiante se tiene acceso a correo electrónico, almacenamiento y otras herramientas como: Outlook, Sway, Yammer, OneNote, Forms, Teams, por mencionar algunas.