TRÁMITE DE CUENTAS DE USUARIO PARA EL ACCESO AL SIIU
Asignación de cuentas de usuario para los Subsistemas y Módulos del SIIU
La Unidad del SIIU se encargará de tramitar las cuentas de usuario que requieran realizar la operación en el Sistema de Información.
Únicamente se pueden otorgar cuentas de usuario a empleados de la Universidad Veracruzana a excepción de cuentas que son solicitadas con fines de Auditoría.
Cada cuenta de usuario sólo podrá acceder a la información relativa a su Entidad o Dependencia de Adscripción o a la que autoricen los responsables de la información.
Todas las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas que así lo requieran, pueden solicitar cuentas de usuario para los diferentes subsistemas del SIIU:
- Subsistema de Recursos Humanos
- Subsistema de Estudiantes
- Subsistema de Finanzas
Para la obtención de una cuenta de usuario, el titular de la Entidad Académica y Dependencia Administrativa deberá de enviar una solicitud por oficio o por un medio electrónico de correspondencia institucional dirigido al funcional de cada subsistema o a la Unidad del SIIU. Es necesario que se especifique la cuenta de correo electrónico del titular de la Entidad Académica y Dependencia Administrativa, esto con el fin de poder notificar al mismo de las asignaciones de cuentas de usuario.
En la solicitud de cuenta de usuario se deberán especificar los siguientes datos:
- Nombre completo del Empleado y número de personal
- Entidad Académica y Dependencia Administrativa de Adscripción
- Puesto del Empleado
- Módulo o Subsistema del SIIU para el cual se solicita la cuenta de usuario
- Nombre de Usuario
- Cuenta de Correo Electrónico institucional
Una vez asignados los permisos de acceso al sistema a la cuenta de usuario, la USIIU lo notificará al empleado enviando la confirmación a la cuenta de correo electrónico del usuario y del titular de la Entidad Académica o Dependencia Administrativa.
Se recomienda al usuario que cambie su contraseña en cuanto reciba la notificación de cuenta de usuario generada, con el fin de que sea únicamente el usuario en cuestión quién tenga conocimiento de su contraseña.
Cancelación de cuentas de usuario para los Módulos del SIIU
Los titulares de las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas deberán informar a los funcionales de los subsistemas o a la USIIU cuando un empleado con cuenta de usuario ya no requiera realizar operación en un Subsistema o módulos del SIIU.
Se podrá cancelar la cuenta de usuario de un empleado ya sea para todos los Módulos del SIIU o únicamente para alguno de ellos.
Se recomienda que los titulares de las Entidades Académicas y Dependencias Administrativas soliciten a la brevedad la cancelación total de cuenta de usuario de aquellos empleados que por sus atribuciones ya no la requieran, cambien de Unidad de adscripción o causen baja de la Universidad Veracruzana.
Para la cancelación de una cuenta de usuario en un sólo Módulo del SIIU, el titular de la Entidad Académica o Dependencia Administrativa deberá de enviar un oficio o por un medio electrónico de correspondencia institucional, una solicitud de cancelación cuenta de usuario por cada cuenta de usuario que se requiera cancelar.
En el formato de “solicitud de cancelación cuenta de usuario” deberá especificar los siguientes datos:
- Nombre completo del Empleado y número de personal
- Entidad Académica o Dependencia Administrativa de Adscripción
- Módulo del SIIU para el cual se solicita se cancele la cuenta de usuario.
Una vez cancelada la cuenta de usuario, la Unidad del SIIU lo notificará.
Para la cancelación de una cuenta de usuario en la totalidad de los Módulos del SIIU, el titular de la Entidad Académica o Dependencia Administrativa deberá de enviar un oficio o por un medio electrónico de correspondencia institucional dirigido a la Unidad del SIIU, una solicitud de cancelación de permisos de usuario.
En la solicitud de cancelación de permisos de usuario deberá especificar los siguientes datos:
- Nombre completo del Empleado y número de personal
- Entidad Académica o Dependencia Administrativa de Adscripción
Una vez cancelada la cuenta de usuario, la USIIU lo notificará al titular de la Entidad Académica o Dependencia Administrativa solicitante.
Recomendaciones para el uso de la cuenta y contraseña de acceso al sistema
- El uso de la cuenta de usuario es responsabilidad de la persona a la que está asignada. La cuenta es para uso personal e intransferible.
- La cuenta de usuario se protegerá mediante una contraseña.
- Las cuentas de usuario (usuario y contraseña) son sensibles a mayúsculas y minúsculas, es decir que estas deben ser tecleadas como están.
- No compartir la cuenta de usuario con otras personas: compañeros de trabajo, amigos, familiares, etc.
- Se recomienda que todas las contraseñas para acceso al SIIU deberán ser cambiadas al menos cada 6 meses.
- Todas las contraseñas deberán ser tratadas con carácter confidencial.
- Las contraseñas de ninguna manera podrán ser transmitidas mediante servicios de mensajería electrónica instantánea ni vía telefónica.
- Si es necesario el uso de mensajes de correo electrónico para la divulgación de contraseñas, estas deberán transmitirse de forma cifrada.
- Se evitará mencionar y en la medida de lo posible, teclear contraseñas en frente de otros.
- Se evitará el revelar contraseñas en cuestionarios, reportes o formas.
- No se almacenarán las contraseñas en libretas, agendas, post-it, hojas sueltas, etc. Si se requiere el respaldo de las contraseñas en medio impreso, el documento generado deberá ser único y bajo resguardo.
- No se deben almacenar las contraseñas sin encriptación, en sistemas electrónicos personales (asistentes electrónicos personales, memorias USB, teléfonos celulares, agendas electrónicas, etc).
