En el SIIU el subsistema de estudiantes aplica en funcionalidad y flexibilidad para dar soporte a múltiples usuarios, de acuerdo a los perfiles y clases como se determinen en razón de su autoridad y responsabilidad a través de la creación de clases de usuario con las medidas de seguridad por puesto.
El acceso a una base de datos común que ha sido configurada y estructurada bajo los requisitos y elementos académicos, así como las reglas normativas de la institución, nos permite facilitar la administración escolar y además proyectar la explotación de indicadores académicos que proporcionen información encaminada a la investigación y evaluación de los programas educativos para su actualización y a la toma de decisiones académicas en la optimización de contenidos y troncos comunes.
Dada la distribución geográfica de nuestra institución la implantación ha requerido de la tecnología de manera prioritaria, así como del equipo de cómputo adecuado, habiendo superado estos requisitos, se manejó de manera adecuada la situación sindical del personal, con el cambio en la realización de sus actividades, ahora utilizando un equipo de cómputo para la captura de datos y la emisión de reportes de forma más ágil y oportuna, razones que favorecieron a la aceptación del cambio, es decir con menos resistencia y proporcionando a los estudiantes, docentes y autoridades un mejor servicio y atención.
El subsistema de estudiantes en el SIIU es un sistema completo de información académica y administrativa. Se encuentra integrado por procesos generales y subprocesos de apoyo que se pueden apreciar en el siguiente diagrama:
Los principales procesos son:
Catálogo de cursos
Productos que se obtienen: Catálogo de cursos y de Pre-requisitos para validación de registro, establece la liga con Recursos Humanos por carrera y para efecto de cargas académicas.
CAPP
Productos que se obtienen: Reporte de registro en S.E.P, Reporte de programas por UR, carrera y título o grado que se otorga, Reporte de configuración de CAPP. Del resultado del proceso de cumplimiento se emiten el certificado, las constancias con calificaciones, el kardex y la boleta, además del historial académico del estudiante.
Admisión
Productos que se obtienen: inscripción del alumno de nuevo ingreso, actas de inscripción, actas de cierro, formatos de pago, horario de clases del docente, lista de registro de asistencia del docente, reporte de docentes con su carga académica por periodo, carrera y campus; asignación de la planta física con espacios disponibles, carga del docente institucional, avance de ocupación de cupo en las secciones programadas por periodo lo que facilita el procedo de inscripción y reinscripción. Estos productos pueden ser consultas o reportes.
Inscripción
Productos que se obtienen: horario de clases del estudiante, recibo de pago de colegiatura, lista de asistencia, concentrados de inscripción, estadística por grupo, por género y edad, estudiantes en alto riesgo por oportunidades de inscripción, sobre paso de pre-requisitos en inscripción y actas de examen para el docente que es el elemento de entrada en el proceso de Historia académica. Estos productos pueden ser consultas o reportes.
Historia académica
Productos que se obtienen: Actas de calificaciones, listado de validación de captura de acta, boleta de calificaciones, kardex, certificados, lista de promedios, constancia de estudios con calificaciones, candidatos a la obtención de beca escolar y de inscripción por promedio, Número de alumnos Regulares, irregulares o repetidores, alumnos con suspensión académica, egresados, alumnos con riesgo de deserción por escolaridad.
Principales procesos del Subsistema liberados.
El contar con un subsistema implementado y casi totalmente descentralizado, ha permitido enfocar los esfuerzos en la consolidación del subsistema y su explotación por parte de diversas Entidades y Dependencias, que basan sus procesos en el uso de la información que se maneja en el SIIU.
Se encuentran definidos ya algunos procesos de explotación que permiten su uso en desarrollos satelitales como: Sistema de Educación Distribuida (EMINUS), Sistema de Evaluación al Desempeño Docente (SEDDUV), Sistema de Registro de Aspirantes, Sistema de bibliotecas, Sistema de bolsa de trabajo, etc.
Como parte de los procesos mencionados se identifican los siguientes módulos liberados a los usuarios finales:
Admisión: Permite el adecuado registro de los aspirantes aceptados en la Universidad y el seguimiento y control de dicho proceso por parte de las Entidades, además de la incorporación del pago en línea de los inscritos.
Programación Académica: Compartiendo información con el Subsistema de Recursos Humanos, este módulo permite la configuración del banco de horas de las Facultades, la configuración de oferta de experiencias educativas e información de pago asociada para el respectivo trámite de autorización.
Preinscripción en Línea: Permite a los alumnos seleccionar previo a su inscripción, aquellas Experiencias Educativas que desea cursar a partir de la oferta configurada por su Facultad, el Área de Formación Básica General y el Área de Formación de Elección Libre, además de indicar aquellas que no se encuentran ofertadas pero que son de su interés para que el Secretario valore su impartición.
Inscripción en Línea: Una vez que la Facultad ha realizado los ajustes necesarios a su oferta de experiencias educativas, el alumno podrá confirmar sus EE preinscritas y/o realizar las modificaciones o adiciones que considere convenientes.
Registro de calificaciones y Seguimiento de actas: Recientemente liberado, el registro de calificaciones a través del portal de académicos, permite a los docentes realizar la captura de calificaciones de sus alumnos directamente en formato de actas optimizando el tiempo que se tiene entre esta actividad y su requerimiento para procesos posteriores.
El seguimiento de actas por su parte, permite a autoridades y administrativos, llevar un seguimiento preciso del registro de calificaciones, validación y rolado de las mismas dentro de cada entidad. De manera que se puedan tomar las medidas pertinentes en caso de atraso por parte de alguno de los involucrados en el proceso.
Registro de trámites de Oficialía mayor (Egreso): La puesta en operación de este módulo permite que con su operación en el SIIU, se pueda contar con información de titulación y otros trámites relacionados con esta dependencia. Además de apoyar sustantivamente en la identificación en el Sistema de egresados de generaciones anteriores a la implementación del SIIU.
Su operación en el sistema va desde el registro del trámite hasta la generación de los documentos oficiales directamente del SIIU, con la próxima integración de los pagos referenciados de los trámites.
Tutorías: A través de la Coordinación del Sistema Institucional de tutorías (perteneciente a la DGDA) se realiza un Sistema ligado al SIIU que permita a los Coordinadores de tutores, tutores y tutorados dar seguimiento a esta actividad. Dicha integración permitirá contar con indicadores de las tutorías por programa académico.
Actualmente se pueden obtener del SIIU reportes de la información de coordinadores de tutorías, tutores y tutorados, de manera general y detallada
Registro de programas Evaluados / Acreditados: Este módulo dentro del SIIU permite el registro de las evaluaciones y en su caso, acreditaciones, de los programas educativos que sean parte de estos procesos. Se desarrolló inicialmente para programas de licenciatura, y actualmente se incluye también la información de los programas educativos de posgrados.
