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Eficiencia
administrativa en universidades
Víctor Miguel Melgarejo Zurutuza |
Un
ERP-por las siglas en inglés de Enterprise Resource Planning-
o Sistema de Planeación de Recursos Empresariales controla
los procesos productivos y, además, los aspectos financieros
y logísticos de manera integrada, tanto con referencia a los
datos como a los procedimientos operativos. Se ha consolidado la nomenclatura
erp para expresar que afecta a toda la empresa y que controla los
recursos necesarios para la gestión integral de la misma.
Con frecuencia, las organizaciones se enfrentan a complicaciones de
flujos de trabajo e información, lo cual implica la utilización
de diversas aplicaciones para la gestión de formas diferenciadas:
planeación, producción, ventas, finanzas, etcétera.
Ante la necesidad de maximizar la capacidad de producción,
erp es la estrategia de planificación de los recursos de la
compañía, esto significa que, con base en un plan corporativo
a largo plazo, la misión de la empresa, así como de
los planes financieros de operaciones y de marketing para los próximos
años; se diseña la estrategia y estructura organizacional
para poder administrar mediante un software integrado y en tiempo
real, el cual gestionará los recursos de todas las áreas.
Así mismo, cuando una empresa penetra o pretende ingresar a
nuevos mercados, la clave de su éxito radica en que el sistema
de información sea tan flexible que facilite a la empresa cualquier
cambio futuro; y tan manejable, que le permita redefinir los procesos
de negocio con rapidez.
Los sistemas ERP facilitan la integración de la información
a lo largo de la cadena de valor de la empresa, y eliminan las complejas
y costosas uniones entre aplicaciones, dándole la flexibilidad
que necesita para adaptarse a un entorno en constante cambio. Los
sistemas ERP se amoldan, por otro lado, a cualquier forma de crecimiento
de la empresa (varios establecimientos o países) y se extienden
con ella a medida que crea nuevas relaciones internamente o con sus
clientes o proveedores.
El concepto ERP puede ser llevado, por lo tanto, a los ambientes universitarios
en tiempo real. Actualmente, cientos de universidades alrededor del
mundo se han integrado a este tipo de tecnología para proveer
una efectiva administración a sus campi.
El uso de soluciones EPR permite a las universidades agilizar y mejorar
significativamente sus procesos, como son el registro de estudiantes,
con su respectivo seguimiento; los recursos humanos, con todo lo que
ese departamento implica. Todo esto permite un incremento en la productividad
y reduce los costos administrativos. Así mismo, la flexibilidad
que ofrece dichos sistemas a la respuesta cambiante de las necesidades
de la empresa u universidad, a través de su tecnología,
la modularización y apertura de su arquitectura, la integración
a las mejores prácticas desarrolladas por otras instituciones,
etc., son casi invaluables.
Todo esto y más son algunas ventajas que ofrece este tipo de
herramientas, por lo que es necesario considerarlas como estrategia
de desarrollo y diferenciación. Las universidades alrededor
del mundo están siendo actualizadas a través de sistemas
ERP, enlazando no sólo sus sistemas administrativos, sino también
los planes de estudio y los programas de investigación interinstitucional.
Sin embrago, otras instituciones de educación superior que
consideran esta línea tecnológica, se encuentran con
poca literatura que les soporte para la toma de la decisión
correcta. Es un buen soporte para la investigación dentro de
la docencia, ya que permite enlazar las oportunidades y los recursos
asignados dentro del instituto.
A pesar de que nadie garantiza un software ERP¿Qué es
lo que debe hacer una organización para implementar un software?,
por principio, saber qué es un ERP, posteriormente, comprender
por qué es diferente el trabajo y los servicios con un ERP.
Pero una implementación de este tipo de sistemas no es fácil,
y mucho menos barata; es por ello que el desarrollo de esta estrategia
deberá abarcar no sólo los sistemas administrativos,
sino también cubrir aspectos curriculares departamentales en
estas instituciones. No es fácil pensar en el proceso de implementación
de un ERP como solución a una demanda universitaria, por los
riesgos que ello implica, desde la modificación de la currícula,
hasta la adaptación e implementación de nuevas estrategias
y políticas universitarias. La comunidad universitaria debe
cambiar primero su cultura organizacional para, posteriormente, poder
implementar las estrategias y herramientas que ofrecen las tecnologías
de la información.
La decisión de una instalación de este tipo de paquetes
implica un cambio general de la estructura, que de no realizarse,
únicamente se procedería a realizar la inversión
en un programa que se opondría a las políticas de la
institución, la cual por no involucrar al personal en su implementación,
sólo obtendría un fracaso.
Por lo tanto, las propiedades de un ERP para diversas universidades
se han diseñado a través de alianzas estratégicas,
con los proveedores de este tipo de servicios, quienes incorporan
este tipo de software en las instituciones, para el diseño
de currículas, y manejos administrativos.
Comentarios o sugerencias: A00788474@itesm.mx,
o vivimezu@hotmail.com
* (Egresado de la Facultad de Ingeniería en Instrumentación
Electrónica de la UV) |
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