55 mil jóvenes se registraron en cinco días

Inscripción en línea beneficia a estudiantes, académicos y a la administración

Contar con un mecanismo de preinscripción permitió a las facultades calcular con mayor precisión cuál es la demanda de EE

Karina de la Paz y Susana Castillo

Cada periodo escolar, aproximadamente 55 mil estudiantes se inscriben a alguno de los programas educativos que ofrece la Universidad Veracruzana (UV).

Antaño, todas las gestiones y pasos necesarios que un estudiante debía cumplir como parte del proceso se hacían acudiendo a cada Facultad y entregando, físicamente, todos los documentos oficiales solicitados. A su vez, cada entidad académica tenía que recibirlos, analizarlos y canalizarlos para que el registro quedara hecho.

Pero desde hace poco más de un lustro, en consonancia con la simplificación administrativa que esta casa de estudios impulsaba desde sus distintas dependencias, el proceso de inscripción comenzó a transformarse, utilizando las tecnologías de la comunicación y la información.

A decir de Ragueb Chaín Revuelta, titular de la Dirección General de Administración Universitaria (DGAE), año tras año esta dependencia se enfrenta al reto de mejorar dicho proceso. Para el periodo febrero-julio 2012 se buscó equilibrar la programación académica y la disponibilidad de recursos humanos (académicos), financieros y materiales, con el objetivo de facilitar a todos los involucrados el cumplimiento cabal del mismo.

Ello inició con el proceso de pre-inscripción en línea, desarrollado del 7 al 11 de noviembre de 2011, cuyo objetivo fue mejorar la selección de experiencias educativas (EE).

Como parte de éste, cada estudiante tuvo la responsabilidad de pre-inscribir EE para el periodo febrero-julio 2012 y así obtener el horario correspondiente, mismo que podrían ajustar en el proceso de inscripción, el cual tuvo lugar del 23 al 27 de enero de 2012.

Ragueb Chaín explicó que contar con un mecanismo de preinscripción permitió a las facultades calcular con mayor precisión cuántos estudiantes solicitan las EE que ofertan.

“Habilitar un procedimiento de preinscripción facilitó que las facultades, previo a la inscripción en línea, calcularan si lo que ofrecen es demandado.”

En la etapa de preinscripción, los estudiantes escogieron EE con base en los créditos que necesitaban cubrir o en sus intereses académicos, obteniendo un horario que fue respetado al momento de la inscripción. Pero en esa primera etapa también les aparecía un recuadro en el que se les preguntaban cosas como “ ‘¿Encontraste todas las EE que buscabas en la oferta de la Facultad’ y si contestaban que no, les preguntábamos ‘¿Qué EE quisieras que te ofrecieran?, señala dos por lo menos’ ”, comentó Chaín Revuelta.

Al inscribirse en línea, el estudiante se encontró con una pantalla en la que su horario aparecía en la parte superior y en la inferior podía ver la oferta disponible, “construida a partir de las sugerencias vertidas por los universitarios al preinscribirse, EE que no estaban disponibles”.

Al elegirlas, automáticamente el sistema indicó si eran o no compatibles con el horario elegido: “Si no interfería con otra EE, apareció como parte del horario. En caso de que coincidiera con alguna de las ya seleccionadas, tuvo que valorar con cuál quedarse.

”Si eligieron otra u otras, de inmediato se liberaron esos lugares, los cuales pueden ser aprovechados por otros estudiantes. Esto es, desaparecieron en su horario pero aparecieron disponibles para alguien más.”

Una vez que el estudiante “armó” su horario, debió presionar el botón “inscribir”, punto en el que el sistema emprendió un análisis rápido “para ver si las materias que escogió aún estaban disponibles”.

Aclaró que las EE que un alumno registra en su inscripción “ya son suyas, nadie se las quita; pero si en la inscripción hizo cambios debió tener en cuenta que al igual que él había otros jóvenes realizando el mismo proceso, por lo que la disponibilidad variaba segundo a segundo. El sistema le avisó que ya no estaba disponible y tuvo que elegir otra, así hasta concluir”, agregó.

Después de terminar el proceso, los estudiantes recibieron un correo electrónico como confirmación y la ficha de pago correspondiente a la inscripción.

El software, dijo, lleva un registro del número de créditos que tiene un estudiante y si detecta que ya lleva la mitad de éstos y todavía “debe” EE del Área Básica, “se lo señala y le indica que necesita ‘tomarla’ ”.

Redes sociales
Celia Libreros Soto, coordinadora del Subsistema de Estudiantes del Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU), habló del impacto que ha tenido en los estudiantes que el proceso de inscripción en línea esté acompañado de una interacción vía redes sociales.

“La comunicación directa con los alumnos nos ha ayudado en ambos sentidos; a los alumnos les hemos apoyado a resolver sus dudas o problemas que han tenido durante su proceso de inscripción; por otra parte, nosotros hemos podido conocer más de sus necesidades o de las diversas circunstancias que se pueden dar en el manejo de su escolaridad, lo que nos ha permitido ir adaptando la aplicación web con base en estas consideraciones.”

Relató que desde el periodo febrero-agosto 2009, han atendido un correo electrónico (buzonil@uv.mx) “que es en realidad una lista de distribución donde estamos varias áreas relacionadas con el proceso: el Departamento de Atención Técnica a usuarios, que atiende problemas técnicos; el de Control Escolar, que atiende dudas sobre la escolaridad de los alumnos; el de Servicios Informáticos de Red, que les resuelve los problemas con sus cuentas; la Coordinación del Subsistema de Estudiantes del SIIU, en la que atendemos sus dudas con el manejo de la aplicación o información general sobre el proceso”.

Aunado a lo anterior, en el periodo pasado incorporaron una cuenta de Facebook para utilizar las bondades brindadas por esta red social: “En la actualidad tenemos una página en la que los alumnos al darle click en ‘Me gusta’ pueden seguir los avisos que ahí publicamos. Además, les informamos cuando ya está cargada la información como su oferta (de EE) y sus fechas de inscripción, el comunicado de inscripción, videos o fotos sobre el proceso, y otros avisos importantes que deben considerar antes o al momento de realizar su proceso de inscripción”.

En cuanto a los cuestionamientos más frecuentes que los estudiantes les plantean, Celia Libreros comentó que antes de iniciar el proceso los jóvenes preguntan acerca de fechas, de cómo resolver problemas con su cuenta, sobre cuál es la oferta disponible o por qué no están en las listas de ordenamiento.

Durante el proceso, mencionó, “las dudas más comunes son por qué no les aparece alguna EE (que desean cursar) o por qué les aparece una EE que ya acreditaron; aquí pueden ser factores como que la Facultad no la haya ofertado o que su calificación no haya sido registrada antes de que se realice la carga de información para el proceso de inscripción en línea, respectivamente”.

Agregó que si en sus EE preinscritas tienen reservado su lugar, al no ver la clave del curso (indicada como NRC) publicada en la oferta general, “piensan que se eliminó y en realidad no les sale pues el cupo quedó reservado desde la preinscripción para los alumnos que las tomaron”.

Otra de las dudas, señaló Libreros Soto, es el importe del patronato, que es una información que cada Facultad publica en un apartado de su portal que se llama “Requisitos Específicos”.

La universitaria destacó que la información sobre muchas de las dudas que tienen los alumnos se publica con antelación en las “Reglas de inscripción” o en el portal de estudiantes, “pero no todos se documentan con tiempo antes de realizar su proceso de inscripción”.

Para concluir, Libreros Soto aseguró: “La comunicación es básica durante este proceso, por eso es de suma importancia la difusión que se haga hacia las entidades académicas, tutores y docentes, así como el interés de los alumnos en conocer los reglas que se aplican. Si todos los involucrados sabemos nuestro papel en la inscripción en línea, podremos canalizar adecuadamente las dudas o problemas de los estudiantes”.

La voz de los estudiantes
Integrantes de la comunidad estudiantil que participaron en el proceso de inscripción en línea expresaron las ventajas que han obtenido de éste, como la facilidad, rapidez y, para quienes son foráneos, el poder hacer el trámite desde su casa y así evitar gastos de transporte; sin embargo, algunos también señalaron desventajas, como la saturación de materias.

“Se me hace bueno porque hay personas que son de fuera y en otras escuelas tienen que regresar a donde estudian y eso implica un gasto. Aquí en la UV, con el proceso de inscripción en línea es un ahorro de pasajes”, dijo Azaria Pérez Palacios que se inscribió al cuarto semestre de Ingeniería Civil. No obstante, añadió que también ve “varios inconvenientes” en este proceso, tal es el caso de “no acomodarnos bien para elegir las materias y a veces a unos les tocan unas bien y a otros unas materias que no están todas juntas o las que no queremos o ya cursamos”. En ese sentido, se pronunció porque la UV trate de ofrecer varias materias y cupo, “porque también se saturan”. Por su parte, Daniel de Jesús Gómez, quien se inscribió al noveno semestre de Químico Farmacéutico Biólogo, expresó: “A mí sí me pareció excelente la inscripción en línea porque ahorro tiempo. Hasta hoy he armado mi horario a mi conveniencia, de hecho trabajo y estudio y todo fue favorable porque tomé las materias que debía tomar y también me dio tiempo para trabajar”.

La cuenta de Facebook que atiende la Coordinación del Subsistema del SIIU es: www.facebook.com/pages/Buzon-iL/213407138739017

Abigail Capistrán se inscribió al segundo semestre de Derecho y comentó que por un lado el proceso de inscripción en línea es bueno porque implica un ahorro de tiempo y traslados, “pero luego hay problemas, como que no aparecen los nombres de algunos compañeros o que se pone lento el sistema”.

Es más, compartió lo que le sucedió el semestre pasado, que también se inscribió en línea: “Se supone que yo iba a otro salón, pero en una hoja que imprimí aparecí en otro y me dijeron hasta las tres semanas”.

Por detalles como éstos, Abigail ve ventajas de la inscripción presencial que aún están pendientes de mejorar en la que se realiza en línea.

Jashira Matus, quien se inscribió al sexto semestre de Derecho, comentó que para ella la inscripción en línea resultó “muy rápida” debido a que le ayudó mucho la preinscripción. “Tuve que eliminar una materia nada más, no hubo problema con eso, nada más tengo que entregar mis papeles y ya sería todo”.

Finalmente, José Martín Cortés Aguilar ingresará al octavo semestre de la Licenciatura en Ciencias Atmosféricas y expuso que su inscripción en línea fue satisfactoria, “lo único malo es que entrar a la página tardó mucho tiempo, igual para meter mi contraseña, no me dejaba entrar, hasta después de media hora”.

Dentro de la inscripción, “el problema siguen siendo los traslapes de horas, es decir, que chocan una materia con otra y no permite inscribir todas las materias que quiero llevar en el semestre, eso es lo que más me afectó”.

Azaria Pérez Palacios de Ingeniería Civil	Daniel de Jesús Gómez de Químico Farmacéutico Biólogo
Abigail Capistrán de Derecho	Jashira Matus de Derecho
José Martín Cortés Aguilar de Ciencias Atmosféricas