La ceremonia requiere cuatro meses de preparación

Detrás del III Informe de Labores...

En la elaboración del documento participaron alrededor de 35 entidades académicas

Karina de la Paz Reyes

La tarde del lunes 3 de septiembre, el rector de la Universidad Veracruzana (UV), Raúl Arias Lovillo, presentó su III Informe de Labores correspondiente al periodo 2011-2012, en sesión solemne ante el pleno del Consejo Universitario General (CUG). La ceremonia duró alrededor de dos horas, pero su preparación requirió al menos cuatro meses y la colaboración de todas las entidades académicas que componen esta casa de estudios.

De acuerdo con la Ley Orgánica vigente –en su Capítulo III, Artículo 38, Fracción V–, el Rector debe “informar al Consejo Universitario General anualmente de las labores realizadas”.

Álvaro Gabriel Hernández, jefe del Departamento de Evaluación Institucional de la Dirección de Planeación Institucional de la UV, relató que tan sólo detrás del documento impreso –que en su opinión es “una prueba fehaciente de la responsabilidad y compromiso de la comunidad con la transparencia y rendición de cuentas en la institución”– hay casi cinco meses de trabajo y la colaboración de 35 entidades académicas y dependencias.

El documento
“La información que se reporta en este documento es veraz, confiable y oportuna, y es verificable ante fuentes oficiales de la institución”, aseguró Álvaro Gabriel Hernández.

Cada año, detalló, la planeación para integrar el informe inicia en mayo, cuando se plantea una primera propuesta a los asesores del Rector acerca de todas las actividades que se necesitan realizar, incluidos su contenido, estructura, diseño, impresión y hasta la difusión del documento.

“El año pasado y éste, el informe lo hemos hecho por funciones –Docencia, Investigación, Vinculación y extensión, Gestión y apoyo institucional–, las cuales guardan congruencia con los Ejes del Programa de Trabajo 2009-2013.”

En la primera semana de junio se emite una solicitud a las entidades académicas y dependencias que concentran información a nivel institucional. Este año se solicitó a 35 entidades y dependencias, como las tres secretarías: Académica, de Administración y Finanzas, y de la Rectoría; la Dirección General de Investigaciones, que a su vez aglutina a todos los institutos, centros y programas de investigación; así como las seis Direcciones Generales de Áreas Académicas, que integran a las facultades, por citar algunas.

Luego de la solicitud, tienen un plazo de tres semanas para que cada entidad académica y dependencia integre su información y la entreguen a la Dirección de Planeación Institucional.

“Una vez concentrada la información, el personal del Departamento de Evaluación Institucional inicia un proceso de revisión, análisis y síntesis, que permite identificar los logros y avances más relevantes. Asimismo, se somete a una revisión minuciosa de ortografía y redacción, para adecuarlo al contexto institucional, hasta lograr un primer borrador que pasa a manos del director de Planeación Institucional, Fidel Saavedra Uribe, y del coordinador técnico de la Dirección de Planeación Institucional, Rafael Guevara Huerta”, explicó Gabriel Hernández. Saavedra Uribe y Guevara Huerta emiten sus observaciones del documento, mismas que se rectifican, para después enviarlo al grupo de asesores del Rector, quienes a su vez revisan, señalan mejoras y emiten sugerencias.

Fernando Espinosa

Álvaro Gabriel Hernández

Por lo tanto, nuevamente se rectifica el informe y pasa a otra lectura, donde también se realiza la corrección de forma y estilo del documento.

“Enseguida, damos una nueva revisión y pasa a la fase de integración al formato de diseño, como se irá a la imprenta. Es decir, se empieza a integrar en ese formato, hasta que se concluye y regresa a una nueva revisión”, continuó.

En agosto, una vez que el documento se prepara para la impresión, se envía a la imprenta, y en ocho días hábiles se tienen los ejemplares.

Con el apoyo de la Dirección de Desarrollo Informático de Apoyo Académico, se pone a disposición de la comunidad universitaria y de la sociedad una versión electrónica en la sección Documentos, de nuestro portal institucional.

En la sesión del CUG, en la que el Rector rindió su informe, se entregó la versión impresa de este documento –a consejeros e invitados– con un tríptico titulado “UV en números”, en el que se presentó la información más importante y los principales indicadores que describen el quehacer de la UV.

“El Informe 2011-2012 da cuenta de los logros y avances más destacados de septiembre de 2011 a agosto de 2012; además, el documento presenta un comparativo para valorar los avances entre los periodos 2009-2010 y 2011-2012.”

Álvaro Gabriel destacó que en los últimos años el proceso de integración de la información y la elaboración del informe ha mejorado notoriamente, toda vez que las entidades y dependencias muestran su total colaboración y se sujetan a los tiempos y lineamientos establecidos.

“Con ello se cumple cabalmente con nuestro reglamento de transparencia y acceso a la información”, dijo.

La logística
La elaboración del documento es uno de los elementos indispensables del Informe de Labores, el siguiente es presentarlo ante el CUG, como lo indica la propia Ley Orgánica vigente.

De acuerdo con Fernando Espinosa y Lourdes Jiménez Mora, titular e integrante de la Coordinación de Eventos y Logística de la Rectoría, los preparativos para la sesión solemne requieren alrededor de 30 días de preparación.

Una vez que les comunican la fecha del evento, se inician los preparativos y trámites de la presentación física del evento: el escenario, los lugares para los invitados especiales, el equipo de sonido, las pantallas, mampara alusiva al evento –que va en el fondo del escenario–, entre otros.

Primero, se aparta el recinto oficial, en este caso la Unidad de Servicios Bibliotecarios y de Información (USBI) de Xalapa, para inhabilitar el servicio al público los días que se requiere.

En esta ocasión se solicitó el lugar desde el sábado primero de septiembre y hasta el lunes 3, con el propósito de realizar la instalación del escenario apropiado.

Así, con 30 días de anticipación, la Coordinación de Eventos y Logística de la Rectoría, junto con otras entidades como la Secretaría Académica, el Área de Servicios Generales, el Departamento de Comunicación Universitaria, y el Área Académica de Artes, por citar algunas, inician los preparativos.

En el caso de la Secretaría Académica, entre sus principales funciones figura la convocatoria de los asistentes, es decir, de los integrantes del CUG e invitados especiales –como el Gobernador del Estado de Veracruz, familiares del Rector, ex rectores de esta institución, rectores de universidades del país, representantes sindicales, entre otros–, de acuerdo con los lineamientos de la Ley Orgánica.

Para este III Informe de Labores se convocó alrededor de 500 personas, de las cuales 350 son miembros del CUG.
Los colores que se utilizan en el evento también se apegan a los lineamientos de la Ley Orgánica. La elección de los conjuntos musicales que amenizan el evento está a cargo de la Rectoría, conjuntamente con la Secretaría Académica y el Área Académica de Artes.

Para esta edición se trató de la Orquesta de Cámara de la Orquesta Sinfónica de Xalapa, durante la ceremonia protocolaria, y el grupo Bla Bla –integrado por alumnos de nuevo ingreso de la Licenciatura en Jazz del Centro de Estudios de Jazz–, durante el brindis.

En este contexto, se inició el montaje para la sesión solemne donde participan alrededor de 50 personas, mismo que contempla, además del escenario, la instalación del módulo médico, las salidas de emergencia, los enfriadores, elementos de seguridad, salas de ajustes de tiempo, la planta de luz eléctrica, entre otros.

“Los traidores”
Desde las primeras horas de la mañana del sábado primero de septiembre se dieron cita en la USBI-Xalapa alrededor de 50 personas, con el fin de realizar múltiples actividades que permitieran la realización de la sesión solemne del CUG.

Ahí, bajo la dirección de la Coordinación de Eventos y Logística de la Rectoría, se inició la limpieza de la fachada del recinto, la colocación de una maya-sombra en el techo para evitar el sobrecalentamiento el día del evento, la instalación de una planta de luz eléctrica, como medida preventiva.

Se colocaron alrededor de 500 sillas y personificadores (integrante del CUG, invitado especial, familiares, entre otros), el servicio de cafetería y el sistema de televisión.

Se instaló y alfombró la tarima principal –con una dimensión de 10 por 4.88 metros y con 80 centímetros de altura–, se colocó la mesa del presídium y la mampara alusiva al evento –de 60 metros cuadrados.

También se sembraron algunas plantas en las jardineras interiores del inmueble, como bromelias y lirio iris; se colocaron grandes macetas de bugambilias y helechos en la escalinata de la entrada principal, por citar algunas actividades. Las escenas remitieron a una casa que se alista para una gran ceremonia.

En los momentos de arduo trabajo, personal de Servicios Generales se limitó a expresar, “nosotros aquí somos los ‘traidores’, porque todos nos dicen ‘tráeme una maceta, una silla, esto, lo otro’, y para eso estamos”.

El domingo, continuó el trabajo, principalmente con la instalación del audio e iluminación.

Cabe citar que esta encomienda culmina con el desmontaje del escenario la misma noche de la ceremonia, con lo que se evitó que la USBI cancelara su servicio al día siguiente.

Llegado el lunes, el escenario estaba listo y el ensayo de la Orquesta de Cámara daba el anuncio de que horas más tarde daría inicio la sesión solemne del III Informe de Labores.

Cerca de ahí, a unos metros, el rector Raúl Arias Lovillo –como parte de sus actividades del día– inspeccionó los avances de la Sala de Conciertos, en compañía de autoridades académicas y del Patronato Pro-Universidad Veracruzana.