Pionero a nivel nacional

UV cuenta con sistema único de gestión y administración escolar

El SIEGE integra información relativa a todos los procesos de la administración escolar

El SIEGE fue desarrollado por Paul Rodríguez y Carlos García, egresados de Informática y de la Maestría en Ingeniería de Software

Se trata de un sistema gerencial que permite analizar todos los procesos escolares

Por la información que concentra es una herramienta útil para académicos, tutores, directivos y tomadores de decisiones de la institución

Susana Castillo

El Sistema de Información Estratégica de Gestión Escolar (SIEGE) convierte a la Universidad Veracruzana (UV) en pionera a nivel nacional, pues ninguna otra institución de educación superior cuenta con una plataforma de registro y seguimiento de escolaridad como la desarrollada por Edgar Paul Rodríguez Cortés y Carlos García Trujillo, egresados de esta casa de estudios que forman parte de la Dirección General de Administración Escolar (DGAE).

El SIEGE es un conjunto de sistemas relativos a todos los procesos de administración escolar, con datos sobre desempeño, eficiencia, reprobación, avance crediticio, población escolar, egresados, oferta, demanda y trayectoria.
Éstos se muestran a través de listas, tablas y gráficas con información general y porcentajes grupales y/o parciales. Además dan la opción de ver la trayectoria de un alumno en específico.

Por lo anterior, aseguraron Rodríguez y García, este sistema gerencial contiene la información básica necesaria para directores y secretarios académicos de Facultad, así como tutores y tomadores de decisiones, para la mejora y gestión de la administración y el desarrollo académico de esta casa de estudios.

Quienes ingresen al SIEGE tendrán acceso a datos sobre la población universitaria, trayectoria escolar, egresados, titulados, consulta gerencial de cursos por periodo escolar, intersemestral, o preinscripción en línea, mismos que podrán consultar por sexo, generación, programa educativo, área académica y campus.

La información del SIEGE se actualiza cada periodo escolar y hay la opción de descargarla en forma de archivo Excel o PDF.

Edgar Paul Rodríguez Cortés

Carlos García Trujillo

EL SIIU, punto de partida
La UV, a través de la Dirección General de Tecnología de la Información (DGTI), cuenta con una sólida plataforma tecnológica de información que facilita y agiliza la operación de sus recursos escolares, administrativos y financieros. 

Lo anterior es posible gracias al Sistema Integral de Información Universitaria (SIIU), integrado por tres módulos principalmente: Recursos Humanos, Administración Escolar y Recursos Financieros, con el objetivo de hacer eficientes los procesos de gestión académica-administrativa.

El SIIU fue el punto del que partieron Rodríguez Cortés y García Trujillo para desarrollar el SIEGE, el cual está integrado por diferentes sistemas elaborados en la DGAE durante los últimos cuatro años, enfocados a innovar los procesos de administración escolar de esta casa de estudios.

Todo empezó en 2009, año en el que el proceso de admisión a la UV se realizó por primera vez a través de Internet, sin necesidad de que los aspirantes se trasladaran a las vicerrectorías o entidades académicas a solicitar ficha o entregar documentación.

Por lo anterior la DGAE creó un sistema para gestionar toda la información de los aspirantes en cada una de las etapas del proceso, en el que se puede ver de manera global, por campus, área académica y programa educativo, cuántos solicitaron inscribirse, cuántos de éstos ya adjuntaron la documentación requerida, cuántos lo hicieron de forma correcta y cuántos no, y cuántos ya cumplieron con todos los pasos. Estos datos también permiten saber qué áreas y programas tienen más aspirantes y cuáles no.

Otra de las innovaciones fue la Inscripción en Línea (iL), de la que se derivó la Preinscripción (PreiL). Antes para realizar todo el proceso los estudiantes acudían a su Facultad a entregar los documentos solicitados y cada entidad los recibía, analizaba y canalizaba para concluir el registro.

En la actualidad todo esto se hace en línea, aprovechando las ventajas de las tecnologías de la comunicación y la información. En noviembre de 2011 se implementó la PreiL como un ejercicio para mejorar la selección de experiencias educativas (EE) por parte de los estudiantes. Esto les permite generar un horario que podrán ajustar al momento de inscribirse

Para ello se tuvo que “equilibrar tanto la programación académica como la disponibilidad de recursos humanos, académicos, financieros y materiales”, explicaron.

A la par, la PreiL contribuye a que las facultades planeen con mayor precisión su oferta académica, pues les da la pauta para conocer qué EE son solicitadas y cuántos alumnos desean cursarlas.

El registro de calificaciones en línea fue otra de las novedades impulsadas desde esta dependencia, procedimiento que se concretó gracias a la Firma Electrónica Avanzada (UVefirma). Ahora los académicos llenan las actas de calificaciones en Internet y esto agiliza la consulta que realizan los estudiantes de las mismas.

Tanto los docentes como los alumnos realizan dichos procesos a través de sus portales oficiales, los cuales, a diferencia de otros años, son cada vez más utilizados.

Aspectos como el desempeño y el avance crediticio están disponibles en el sistema

Para tener un contexto, en el periodo de enero-junio de 2011 el Portal de Académicos registró 64 mil 244 accesos y en el periodo febrero-junio de 2013 la cifra ascendió a 216 mil 420. En el caso del Portal de Estudiantes, en el periodo citado de 2011 hubo un millón 416 mil 739 accesos y en 2013 subió a dos millones 464 mil 770 consultas.

Como ya se explicó, la agilización de estos procesos propició que la comunidad universitaria empezara a utilizar cada vez más su cuenta de correo institucional y los portales de Estudiantes y Académicos.

“El número de accesos de los alumnos cuando iniciamos la gestión a este momento se multiplicó por miles. Por citar un ejemplo, del 6 de agosto de 2012 al 4 de febrero de 2013, cuatro millones 802 mil 592 estudiantes han ingresado a su portal”, señalaron los universitarios.

Ello porque el portal de Estudiantes les permite estar más al pendiente de su trayectoria escolar con base en datos precisos. Entre otras cosas, pueden inscribirse, consultar sus pagos y calificaciones, registrar y ver sus horarios, revisar qué EE tienen inscritas y cómo han avanzado.

En el portal Académicos, los profesores y profesoras pueden registrar calificaciones en línea y firmarlas electrónicamente, así como observar el desempeño de sus alumnas y alumnos.

Las innovaciones realizadas en la UV han permeado a los distintos subsistemas de educación media superior de Veracruz, a quienes se les entrega el software Autoevaluación para preparar el Examen de Ingreso (AEXI) –que en la actualidad está disponible en línea, en tarjeta y disco compacto–, así como los resultados del Sistema de Consulta del Perfil de Ingreso (SCOPI) para Programas Educativos y Escuelas de Enseñanza Media Superior.

Por el trabajo realizado desde 2009, la UV recibió el “Reconocimiento a la mejora de la gestión 2011” otorgado por la Secretaría de Educación Pública (SEP), en el cual la DGAE obtuvo el segundo lugar.

Información estratégica Los desarrolladores del SIEGE explicaron que durante los últimos años, la DGAE se propuso utilizar de forma intensiva el SIIU y las herramientas tecnológicas en todos los procesos a su cargo, para ponerlos a disposición de aspirantes, alumnos y docentes.

“La optimización de recursos y agilización de procesos que se han impulsado en la Dirección buscan facilitar las tareas de los demás, y si éstas nos involucran vemos de qué forma se puede apoyar. Cuando se presenta un problema la encomienda es ocuparnos de resolverlo de inmediato y no dejarlo pendiente”, explicó Paul Rodríguez.

Otro de los principios que regularon las funciones de esta área fue contribuir a que los estudiantes, con la ayuda de sus tutores, fueran más autónomos y responsables de su trayectoria en la UV, y apoyarlos para que no solamente ingresen a ésta, sino permanezcan y egresen, agregó Carlos García.

Ambos coincidieron en que simplificar los trámites, contribuir a la permanencia de los estudiantes, así como utilizar la plataforma informativa y tecnológica de la UV, sólo es posible si varias dependencias y entidades universitarias se articulan, como ha sucedido hasta ahora.

“ELSIIIU permite el registro de los estudiantes, sus inscripciones, el seguimiento de su escolaridad, contiene las características del estudiante. El SIEGE sirve para administrar la escolaridad y permite generar información para tomar decisiones”, destacó García.

Rodríguez agregó: “La UV cuenta con una gran plataforma y lo único que hicimos fue usarla de forma de forma intensiva. Si tenemos el SIIU, un buen portal universitario y la tecnología a nuestra disposición, hay que explotar esas herramientas”.

El SIEGE, agregaron, contiene la información básica necesaria para analizar y tomar decisiones. Permite diseñar, operar e implementar sistemas de información relativos a todos los procesos de administración escolar, con datos sobre desempeño, eficiencia, reprobación, avance crediticio, población escolar, egresados, oferta, demanda y trayectoria escolar.

Quienes tienen acceso al SIEGE pueden ver, por ejemplo, la demanda de ingreso, la población escolar de la Universidad (incluyendo estado de procedencia), y de éstos cuántos son de nuevo ingreso, cuántos se inscribieron al siguiente periodo.

“La información se puede consultar por sexo, generación, programa educativo, área académica y campus”, precisaron.
En el SIEGE también se puede conocer la trayectoria escolar de los estudiantes, su permanencia y avance. En el apartado Permanencia, la información se puede mostrar por periodo escolar, primer ingreso, estudiantes inscritos, los que se dieron de baja temporal o definitiva y egresados.

Entre otros datos, el SIEGE permite saber cuántas EE ofrece la UV –en general, por campus, programa educativo o área académica–, cuántos alumnos las cursan, cuáles no son solicitadas, y qué académicos las imparten.

Asimismo, ofrece el porcentaje de estudiantes que tienen el mínimo, el estándar o máximo de créditos, cuáles son sus calificaciones, cuántos días a la semana asisten a clases, cuántas horas pasan en la Universidad y en qué horarios hay mayor población.

“Esta información permite que los tomadores de decisiones conozcan las tendencias de escolaridad por generación y periodo, para así fijarse metas o iniciar acciones específicas de atención para ayudar a población escolar en riesgo, o apoyar a quienes tienen una buena trayectoria para obtener una beca o realizar movilidad”, añadieron.

Los desarrolladores destacaron que la información que contiene el SIEGE es confiable, oportuna y accesible. Quienes deseen utilizar el sistema pueden escribir a edrodriguez@uv.mx, correo electrónico de Edgar Paul Rodríguez.

Los datos se muestran a través de listas, tablas y gráficas