Elsa Ortega Rodríguez, titular de la DGTI
Karina de la Paz Reyes Díaz
La Dirección General de Tecnología de Información (DGTI) impartió, el 18 de abril, un taller de capacitación a funcionarios universitarios con el propósito de aprovechar de manera más óptima la nueva plataforma Colabora 365, a la cual evolucionó el tradicional correo electrónico institucional.
Bajo el título “Herramientas para productividad, comunicación y colaboración. Office 365”, la titular de la DGTI, Elsa Ortega Rodríguez, y un equipo de colaboradores explicaron que el objetivo de esta plataforma es facilitar las actividades y labores de la comunidad universitaria, mediante el uso de herramientas web que hagan posible trabajar desde cualquier lugar y dispositivo, cuando y donde se requiera.
Es así que la cuenta institucional evoluciona a una plataforma con 20 herramientas que promueven la productividad, comunicación y colaboración, destacó Ortega Rodríguez. Si bien anteriormente el almacenamiento del correo electrónico institucional era limitado, actualmente cuenta con 50 gigabytes (GB) y 1 terabyte (TB) de almacenamiento en OneDrive, precisó la funcionaria universitaria.
Las herramientas que están en la plataforma Colabora 365 son: Word, Excel, PowerPoint, OneNote Class Notebook y Sway. Además, las herramientas sociales como Correo, para el envío y recepción de correos que permite organizar la agenda y contactos; Contactos, para la administración y agrupación de los mismos de acuerdo a las necesidades del usuario, ya sea institucional o personal.
Otras herramientas son: Yammer, una red social institucional que permite interacción entre los miembros de la comunidad universitaria; Forms, para la creación de cuestionarios, encuestas y registros –en este caso, los usuarios contestan las encuestas a través de un navegador web–; y Video, cuya función es la publicación de videos y creación de canales para compartir contenido multimedia con la comunidad universitaria.
Entre las herramientas de planeación está el Calendario, que permite crear eventos y enviar directamente una invitación a los miembros de la comunidad; Tareas, para el control y organización de actividades personales; Planner, también para el control y organización pero de actividades colaborativas por proyecto; Delve, para la visualización de documentos, trabajos en grupo o individuales, y Flow, para la automatización de aplicaciones y servicios para obtener notificaciones, sincronización de archivos, entre otras funciones.
Las herramientas de almacenamiento y administración son el OneDrive y Sitios (SharePoint). Del primero la función es guardar en la nube documentos y archivos que se pueden editar en línea y compartir; el segundo consiste en la creación de bibliotecas de documentos para el trabajo en equipo o individual.
La titular de la DGTI subrayó la importancia de identificar las ventajas de la plataforma para que realmente sea de utilidad y ello marque la diferencia con la anterior versión del correo institucional.
En ese sentido, Juan Carlos Jiménez Márquez, director de Desarrollo Informático de Apoyo Académico, destacó: “Con estas herramientas rompemos el paradigma de que nuestra cuenta de correo electrónico sólo es para enviar correos. No es así. Es una serie de herramientas que están englobadas a través del sitio Colabora 365”.
El equipo de la DGTI que participó está conformado por Mitzraim López Domínguez, Karla Fabiola Sosa González, Ismael Suárez Hernández, Isaías Guiot Limón, Héctor Bonola Virues y Daniel Zúñiga Andrade.
Se puede ingresar a la plataforma Colabora 365 a través de los sitios http://mailweb.uv.mx y http://colabora365.uv.mx; también en el portal https://www.uv.mx/colabora365