Hace
algunas semanas se anunció la puesta en marcha del Sistema
Integral de Información Universitaria (SIIU), un innovador
programa que permitirá a la Universidad Veracruzana hacer más
eficientes sus procesos administrativos.
Se dijo también que el módulo dedicado a la información
de la escolaridad de los estudiantes les daría a los universitarios
grandes ventajas, entre otras cosas, la posibilidad de tener acceso
a la información de su historial académico a través
de internet.
Para saber en términos prácticos qué es y para
qué sirve el siiu en lo que se refiere a la administración
escolar presentaremos en UniVerso una serie de entregas que nos darán
una idea más precisa de las ventajas de contar con un sistema
como éste, aquí, en la Universidad Veracruzana.
Una
gran tarea
Para empezar hay que decir que la universidad siempre ha tenido
un sistema automatizado para el control de la escolaridad de todos
los estudiantes, sin embargo, éste había estado centralizado
en la Dirección de Administración Escolar, donde se
capturaban los datos de todos los estudiantes de la uv.
Esto quiere decir que ellos capturaban la información de
quiénes son los alumnos de cada facultad, cuáles son
sus matrículas, cuándo ingresaron, qué semestre
(periodo) cursan actualmente, cuántas materias llevan, con
qué profesores, dónde toman clases y cuáles
son sus calificaciones en cada evaluación. ]
Esto no parece tan complicado hasta que pensamos que cada estudiante
lleva en promedio de cinco a seis materias por semestre, y que hay
más de 30 mil matrículas en las cinco zonas de la
Universidad Veracruzana.
Con todo este trabajo, evidentemente, había retrasos en la
captura de los historiales académicos, ya fuera porque las
facultades no enviaban con oportunidad las calificaciones a la Dirección,
o porque había que tener un extremo cuidado para verificar
que los datos que se asentaban en el cardex correspondieran verdaderamente
a los datos asentados en las actas de examen.
Desde que se empezó a integrar el siiu (que contiene además
de la información de Administración Escolar la de
Finanzas y Recursos Humanos y) se transfiere parte de esa responsabilidad
de captura a las facultades, aunque el control general de lo que
corresponde a las trayectorias estudiantiles sigue siendo de Administración
Escolar, cuya dirección está a cargo de Pilar Velasco
Muñóz-Ledo.
Ella misma comentó con UniVerso que al principio tuvieron
que capacitar al personal de las facultades y habilitarles equipo
de cómputo para que tuvieran donde hacer la captura de la
información, aunque el sistema de control de las actas de
examen a esta dirección se mantiene a pesar del SIIU.
“La información de las facultad que todavía no
operan con el siiu se sigue capturando aquí, y la de las
que ya están incorporadas se captura allá, pero se
sigue validando aquí, porque nosotros tenemos copia de las
actas y verificamos que lo capturado sea correcto”.
Etapas del proceso de incorporación al SIIU
Las facultades en la uv se han ido incorporando al siiu por etapas.
La primera fue configurar los planes de estudio en el sistema, es
decir, ver la tira de materias de cada carrera, ver cuántos
créditos tienen, si son teóricas o prácticas,
si son cursativas, ver las características del plan de estudios
y ver cuáles son las materias seriadas, además de
los prerrequisitos de cada una. Todo eso se configura en el sistema
y se le capacita al usuario para que sepa cómo está
su plan de estudios.
La segunda fue configurar la planta física con la que cuenta
la Universidad en cada dependencia de cada región de la UV
(salones, laboratorios, aire acondicionado, equipo de sonido, centros
de cómputo, espacios para enseñanza, etc.); y la tercera
consistió en cargar también la información
de los docentes: quiénes son, qué asignaturas o experiencias
están dando, y lo que se llama la programación académica,
es decir, qué docente da qué materia en qué
horario y en qué salón.
Este, como podemos suponer, fue el trabajo más laborioso,
pues había que cargar toda esa información al sistema
para ponerlo en marcha, pero una vez que la información quedó
lista sólo se hicieron ajustes, además de que se configuró
todo el equipo para ver y emitir (imprimir) los reportes necesarios.
Ahora bien, no todos los usuarios tienen acceso a la misma información,
sino que dependiendo de sus funciones y del rango que tengan podrán
hacer uso del sistema en distintos niveles, a fin de mantener la
seguridad e integridad de las bases de datos.
El control, según dijo Pilar Velasco, se dará a partir
de las cuentas personales que manejan los usuarios, es decir que
cada vez que alguien va a incorporarse como usuario del sistema
solicita una cuenta única que sólo el usará,
y se definen las funciones que va a realizar, a qué tiene
acceso y a qué no.
Una vez terminada esta etapa Administración Escolar está
en condiciones de liberar este sistema, es decir, ponerlo a funcionar
tal y como va a operar en el futuro.
Actualmente el sistema funciona en el 90 por ciento de las facultades
de la UV, tanto de Xalapa como en las regiones de la UV, aunque
en algunas apenas está concluyendo la capacitación
y la habilitación del equipo.
Como podemos ver, poner en marcha este sistema ha significado para
la Universidad un gran esfuerzo, pero aún existen muchas
preguntas, ¿cuántas y cuáles facultades ya
tienen este servicio?, ¿en qué beneficia a los estudiantes?,
¿qué ventajas habrá para los profesores?, ¿cómo
se controlará la seguridad de la información? Todas
estas dudas las iremos respondiendo en números posteriores
de UniVerso.
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