¿En qué consistió la auditoría?
La auditoría que recibimos fue para certificarnos bajo un nuevo enfoque, debido a que el sistema de gestión de esta secretaría se incorporó al Sistema Universitario de Gestión por la Calidad como un subsistema de Administración Universitario.

¿Cómo es que se dio este cambio?
La Secretaría de Administración y Finanzas (SAF) obtuvo por primera vez la certificación de su Sistema de Gestión de Calidad (SGC) tres años antes. En este periodo el logro más sobresaliente fue documentar las actividades que se realizan en cada una de sus áreas.

El paso siguiente, y como parte del programa 2005-2009 de la Universidad, fue incorporarse al Sistema Universitario de Gestión por Calidad. Para ello, el comité de calidad de la SAF, que preside Víctor Aguilar Pizarro, realizó un replanteamiento del sistema de gestión de calidad, identificándose como un Subsistema de Administración Universitario, destacando un enfoque a procesos, en el cual las actividades de todas las áreas se unen de manera transversal –pasando por todas las áreas de la SAF–. Con este enfoque se pretende lograr mayor eficacia y eficiencia en los servicios que ofrece esta Secretaría.

Así pues, se inició un trabajo para ubicar lo que antes era el sistema de gestión de la calidad de la SAF con procesos segmentados en cada una de sus áreas a un Subsistema de Administración Universitaria, con procesos transversales que cruzan por las cinco áreas.

El proyecto para esta transición duró aproximadamente cinco meses, en este tiempo se revisaron y actualizaron la misión, visión, política de calidad y valores; el Manual de Calidad; el Plan de Calidad; se elaboraron diagramas de flujo; se revisaron las entradas y salidas de los procedimientos; se definieron objetivos, metas e indicadores por proceso y, finalmente, se revisaron los seis procedimientos que pide la norma ISO 9001:2000.

Hasta aquí la entrevista con Fernando y permítanme ahora presentarles algunos comentarios que recibimos de algunas de las personas que fueron auditadas:

Sergio Landa y Héctor Aguilar, del Departamento de Servicios Generales:
“Me pareció una auditoría precisa y concreta, ya que se enfocaron en lo que hago y cómo lo hago, cosa que me parece muy bien”.

Leopoldo Quiñones Cortés, Departamento de Servicios Generales:
“Considero que fue completa por haber revisado gran parte de las actividades que realizo 0en el procedimiento y por preguntar al personal involucrado. El auditor fue muy amable y explícito en las preguntas que hizo, con base en el procedimiento. Queda pendiente nos hagan saber las observaciones para la oportuna corrección”.

Cristina Castro Moreno, Departamento de Servicios Generales:
“Creo, sin lugar a dudas, que en esta auditoría aprendimos más, o quizá la experiencia nos ayudó a no sentir preocupación por las cosas que no se han hecho correctamente. En el área donde trabajo, el personal sintió que fue una auditoría muy ligera y que por fin participaron todos los que intervienen en el proceso. En lo particular creo que nos ayudó a mejorar a que todos nos involucremos al cien por ciento. La UV merece personas comprometidas con el sistema, lograr ese cambio de actitud que mejore todos los servicios que se prestan. Ojalá y sea el inicio del cambio”.

Eduardo Burgos Suárez, director de Ingresos:
“Me pareció superficial, dado el tiempo que destinaron a la entrevista con los directores de la DGRF. Me dio la impresión de que la auditora no tenía conocimiento del tamaño de la revisión encomendada. Esta sensación se extiende al estadío de nuestro sistema. A la fecha, no tengo conocimiento de las observaciones realizadas”.

Narciso Baizabal Villa, director de Contabilidad:
“En la auditoría a los procesos del SGC el objetivo trazado se cumplió, siento que se pudo aprovechar más la opinión del auditor para precisar con mayor claridad, el nuevo enfoque que estamos construyendo de nuestros procesos, dijo que apreciaba que el proceso de planeación financiera, a como lo entendía, debería formar parte del proceso de Gestión Financiera, prácticamente como estábamos anteriormente, elaboración y ejercicio del presupuesto, pero se cortó la idea”.

Tania Iveth Ramírez Velázquez, dirección de Presupuestos:
“Me pareció bien que revisaran (aunque de manera muy general) los procedimientos que se incluyen en el proceso de planeación, nos permitió darnos cuenta que para la integración y simplificación se debe incluir hasta la carga del presupuesto (ya que las estábamos dejando separadas), igualmente permitió darnos cuenta que el procedimiento de carga del presupuesto es más un instructivo de trabajo que un procedimiento.

”Nos hizo ver que en algunos aspectos seguimos teniendo una visión de procedimiento y no de proceso, por lo que hay que seguir tratando de comprender más las implicaciones que tienen los dos principios que menciona la norma (enfoque a procesos y enfoque a sistema), aunque creo que los ocho principios son la base y que debemos trabajar más con ellos.

”Me hubiera gustado estar en la sesión de cierre para escuchar las sugerencias de mejora que hayan hecho, igualmente no sé si se prestó para realizar preguntas, en el momento que revisó nuestra área le hice algunas preguntas, pero ya no pude salir de la duda, aunque creo que lo que hemos hecho, no lo hemos hecho mal.

”Como siempre, me hubiera gustado que le preguntaran a todo el personal algo, al menos la política o si sabían del cambio, etcétera, eso fomenta que se involucren más y participen, porque si no, como siempre piensan que no pasa nada”.

Xóchitl Elvira Sangabriel Alonso, jefe del Departamento de Análisis Presupuestal:
“Creo que fue tranquila, un tanto ‘light’ porque no conocen completamente todo el sistema. El primer día que revisó el proceso de Planeación Financiera me pareció bien; sin embargo, supongo que por falta de tiempo, no se revisaron a fondo todos los puntos con todas sus evidencias. El segundo día que revisó el proceso de Gestión Financiera, no se dio tiempo para checar todos los procedimientos, lo cual hubiera sido bueno, para detectar probables ‘errores’ para tener al cien por ciento nuestro sistema.

”Creo que la forma en que estamos haciendo las cosas no está tan mal; sin embargo, nos falta documentar algunas de ellas y es necesario que tengamos más indicadores que nos sirvan de apoyo para la toma de decisiones. Los comentarios del auditor me parecen buenos, en cuanto al enfoque que se le debe dar a los procesos-procedimientos y se deberían tomar en cuenta, pues nos sirve mucho la opinión de personas externas a la UV”.

Fermín Delgado Lagunas, Departamento de Control del Personal Académico:
“Al auditarse el Departamento de Control de Personal Académico, en sus diferentes procedimientos, se contó con toda la disposición del personal de este departamento. Para ello, se demostró conocimiento, dominio y apego de nuestros procedimientos; principalmente para cumplir y contribuir con el objetivo de la universidad. De igual manera se mostró evidencia del manejo y distribución de nuestros documentos. Por lo que desde mi punto de vista, y en general creo que todos los departamentos y direcciones que integran la SAF, estamos concientes de la importancia que nuestro trabajo tiene, por lo que considero oportunas y necesarias las auditorías ”.

Alberto Mora Arcos, director de Nóminas:
“Se afianzó el conocimiento y comprensión de la norma, así como su aplicación en la operatividad, con un enfoque a procesos más profundos que permitirán eficientar nuestro quehacer diario y el servicio que brindamos a nuestros clientes”.

Felicito ampliamente a todo el personal de la secretaría y les invito a redoblar el compromiso por la mejora continua, el reto ahora es simplificar los procesos para que todo sea más fácil ¿no? Enhorabuena para todos ustedes y para la UV.
Hasta aquí por esta semana y recuerden que sigo esperando sus comentarios en otflores@uv.mx.