Actualmente cualquier institución pública o privada con aspiraciones de ser competitiva en su ámbito de trabajo necesita de la tecnología informática para realizar sus actividades, quien no lo haga está en desventaja respecto de sus competidores y seguramente ondenado al fracaso. No obstante, para que la tecnología sea realmente una herramienta de apoyo en el quehacer de la empresa y no se convierta en un problema, es importante contar con personal calificado que administre y controle todo lo relacionado con ésta.

Generalmente para plantear una solución con tecnología informática deben considerarse tres aspectos importantes: el equipo de cómputo, los sistemas de información que funcionarán en éste y el personal que se encargará de administrarlo. La complejidad depende de los requerimientos que deben satisfacerse, en una institución como la nuestra, donde influyen aspectos como volumen de información, cantidad de usuarios, operación descentralizada de los sistemas, servicio continuo y la automatización de una diversidad de actividades entre otras cosas, demandan una solución integral.

Con respecto a los sistemas de información, para su puesta en marcha se requiere un esfuerzo conjunto entre el personal técnico y las áreas involucradas. La participación del usuario, proporcionando la información detallada sobre sus requerimientos durante el desarrollo, es vital para obtener el resultado deseado y su constante retroalimentación una vez puesto en operación, permitirá la sofisticación del mismo para brindar una mejor calidad en los servicios. Y es que cualquier tipo de software entre más se usa, más se mejora.

Desde hace unos años, con la participación de distintas dependencias, se ha puesto en marcha en la uv la implementación del Sistema Integral de Información Universitaria (siiu) mostrando sus bondades a los usuarios que lo utilizan; sin embargo, como cualquier software en el mercado es susceptible de mejorarse, ya sea agregándole mayor funcionalidad para satisfacer nuevas necesidades, o bien fortaleciéndolo con el uso de otras tecnologías de reciente aparición en el mercado.

Hoy, la cantidad de usuarios que utilizan el siiu asciende aproximadamente a 340, abarcando el 100 por ciento de las oficinas centrales y en el 80 por ciento de las dependencias de la región Xalapa, sin embargo, la meta es llevarlo a cada una de las dependencias ubicadas en las otras cuatro regiones, por lo que se proyecta que la cantidad de usuarios seguirá creciendo. Esta situación nos lleva a dimensionar el impacto que causará en las actividades relacionadas con el mantenimiento del siiu, ya que cada usuario representa una solicitud potencial de adecuaciones al sistema para satisfacer una nueva necesidad. Dentro de la Dirección de Servicios Informáticos Administrativos, el Departamento de Análisis y Desarrollo de Sistemas (dads) es el responsable de realizar esta función.

Por lo anterior y debido a la complejidad del sistema, el dads trabaja de manera conjunta con la Coordinación del siiu, y es la encargada de recibir cualquier requerimiento de las áreas usuarias que implique la modificación del siiu, esta área analiza, valora y determina la viabilidad de la solicitud, filtrando únicamente las que representen un beneficio para los usuarios en general.

En lo referente a la organización interna del departamento, existen grupos de trabajo asignados a los distintos módulos del siiu: el de finanzas, el de estudiantes y el de recursos humanos. En cada uno de estos módulos hay un líder, cuya función es coordinar las actividades de los analistas programadores asignados a su proyecto, además cuenta con un administrador de la aplicación el cual se encarga de controlar las versiones de cada programa modificado o de nueva creación. Los analistas por su parte, están especializados en el uso de las herramientas de software con que está desarrollado el sistema.

Por otra parte, para el avance de nuevas aplicaciones y en el mantenimiento de las existentes se han aplicado metodologías y estándares de la ingeniería del software, logrando como resultado productos de calidad que se reflejan en el servicio brindado a la comunidad universitaria.

Cabe resaltar también la continua exploración de nuevas herramientas de software que nos permitirán agregar más funcionalidades a los sistemas existentes o bien para ser utilizadas en nuevos desarrollos. Y aunque el siiu es un sistema que opera en un ambiente Windows que facilita su manejo para usuarios inexpertos, uno de los proyectos prioritarios que actualmente se llevan a cabo en este departamento con el propósito de fortalecerlo, es la creación de nuevos módulos que permitan acceder a la información del siiu a través del Web.

No obstante que el siiu es ya una realidad que beneficia a cientos de usuarios, nuestro objetivo es seguir trabajando en coordinación con otras dependencias para enriquecerlo con nuevas funcionalidades que permitan eficientar las actividades administrativas y docentes en nuestra institución.