Durante
las últimas dos semanas hemos comentado acerca de los aspectos
generales de la metodología 6 Sigma y ahora pretendo presentar
algunos de los avances que en la materia hemos tenido en nuestra Universidad;
sin embargo, antes quiero hacer dos precisiones.
La primera, tal vez inspirado por el célebre filósofo
de Güemes he venido comentando que “las herramientas son
herramientas y sirven para lo que sirven”, con esta aparente
tautología pretendo decir que no debemos esperar de un desarmador
nada más que nos sea útil para apretar o aflojar un
tornillo y aunque en el carnaval vi a más de un universitario
picando los hielos para enfriar las chelas con el desarmador del carro,
seguramente estos amigos no se enfadarán cuando el desarmador
ya no sirva para lo que fue creado.
Es decir, el Sistema de Gestión por Calidad y el 6 Sigma y
el Kan Ban y el Just in Time y etc, etc, son herramientas de las que
nos queremos valer para lograr la excelencia educativa que es nuestra
razón de ser y no conviene sobreestimar las bondades o (y mucho
menos diría yo) importancia de estas herramientas.
La segunda precisión es que de ninguna manera debemos intentar
adaptar a la Universidad a las herramientas; éstas fueron creadas
por filósofos que, en condiciones de competencia muy especiales
y ante situaciones culturales específicas, encontraron soluciones
con esas metodologías.
Nosotros debemos adaptar las metodologías a nuestras condiciones
y sólo entonces estaremos en posición de usarlas.
Dicho lo anterior cedo la voz (quiero decir la letra) a mi compañera
y amiga la C.P. y M.A. Enriqueta Sarabia Ramírez para que nos
comente sobre el programa del que es responsable. Proyecto:
Mejoramiento de la Gestión de Directores de Entidades Académicas
“Como ya se ha comentado en esta columna, el Comité
de Calidad de la Universidad Veracruzana, seleccionó ocho
trascendentes procesos con el interés de mejorar su impacto
en la comunidad; dentro de los que se encuentra el de Mejoramiento
de la Gestión de los Directores de Entidades Académicas,
orientado a mejorar su capacidad de su gestión. Se nombró
propietario de este proyecto al Dr. Ricardo Corzo Ramírez,
Secretario Académico de nuestra universidad, quien honrosamente
me invitó a participar como responsable del mismo, a efecto
de coordinar las acciones del equipo de trabajo que de acuerdo a
la metodología Seis Sigma se requiere. Aún recuerdo
el día en que sonó el teléfono de casa y me
hizo la invitación para participar en uno de los ocho proyectos
Seis Sigma asociados al eje cuatro del actual programa rectoral;
llamada que iba a marcar mi estilo de vida de ahora en adelante.”
“Adentrándonos un poquito en la problemática
del proyecto; se puede afirmar que es una realidad que los procesos
académico-administrativos que actualmente vive nuestra universidad,
vuelven su gestión cada vez más compleja, dificultándose
en ocasiones atenderlos de una manera expedita y con alto nivel
de calidad. Por otra parte, la inexistencia de normatividad precisa,
aunado al desconocimiento de la misma, por parte de algunos directivos
de las entidades académicas, la falta de conocimiento respecto
de las políticas educativas tanto nacionales como institucionales,
la inexperiencia en procesos de planeación y toma de decisiones,
la ambigüedad o falta de precisión en algunos procesos
académicos administrativos, el uso de canales de comunicación
poco favorables y el manejo inadecuado de las relaciones humanas,
promueven procesos de gestión de los directivos de las entidades
académicas de nuestra Universidad, en los que se ve demeritada
su calidad y oportunidad, traduciéndose lo anterior en un
reclamo por parte de los usuarios de los servicios y en una demanda
en el mejoramiento de los procesos referidos. Se reconoce que la
voz del usuario puede acusar de manera directa a la última
instancia (directivos) de un proceso determinado, sin embargo, esa
última instancia no es la única responsable de las
debilidades del proceso; con esto se quiere de decir que si bien
es cierto los directivos acusan las problemáticas anteriormente
señaladas, injusto sería atribuirles el 100% de la
responsabilidad de las fallas de un proceso, toda vez que, diversas
áreas de la institución igualmente presentan fases
susceptibles de mejoramiento y a la fecha propician deterioros en
la calidad y oportunidad de los procesos.”
“Debe tenerse presente que la metodología Seis Sigma
basa su filosofía en los procesos y no en actividades aisladas.
En este sentido, los esfuerzos del proyecto se han orientando a
escuchar la voz de los estudiantes, de los profesores, de los directores
de Área Académica y por supuesto de los directores
de Entidades Académicas; concretándose con encuestas
realizadas a lo largo de las cinco regiones de la universidad, toda
vez que se pretende la mejora institucional en este sentido. Desde
luego que también se ha captado información respecto
de la gestión de los directores, de áreas institucionales
como son la: Dirección General de Administración y
Finanzas, Dirección de Planeación, Dirección
General de Recursos Humanos, Dirección General de Desarrollo
Académico, entre otras.”
“Atendiendo a la primera de las etapas de la metodología
6 sigma, definir, y toda vez que no se conocía la intención
puntual del proyecto, fue necesario delimitar el ámbito de
aplicación del mismo. Debido a la amplitud de procesos asociados
a las atribuciones de los directivos se acotó la orientación
del proyecto hacia el mejoramiento de la gestión de los directores
de entidades académicas, argumentando que finalmente el responsable
de la buena marcha de las mismas, es precisamente el director.”
“Escuchando la voz del usuario se procedió a identificar
las diversas problemáticas derivadas de la gestión
de los directores, a efecto de señalar en una primera aproximación,
los puntos neurálgicos de la misma; los que habrían
de ser corroborados mediante la aplicación de encuestas de
opinión a los 6 Directores Generales de Área; y de
las 5 regiones de la universidad, a 75 Directores de Entidades Académicas,
a 1279 profesores y a 4695 estudiantes.”
“A la fecha, nos encontramos concluyendo la etapa medir; podemos
decir que es significativo el grado de adelanto del proceso de análisis
diagnóstico de la información cualitativa obtenida
de la aplicación de encuestas de opinión a los Directores
Generales de Área Académica y directores de entidades
académicas. Igualmente se encuentran en proceso de análisis
diagnóstico las bases de datos derivadas de la aplicación
de las encuestas a estudiantes y profesores de las 5 regiones de
la universidad.”
Agradezco la participación de la Contadora Sarabia y como
siempre sigo a sus órdenes en calidad_u_veracruzana@yahoo.com.mx
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