| Año 7 • No. 280 • Septiembre 10 de 2007 | Xalapa • Veracruz • México |
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 ¿Otra junta? ¡No, por favor! José Othón Flortes Consejo |
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| El
jueves pasado caminaba por los hermosos jardines de la rectoría
cuando fui bruscamente interceptado por un buen amigo y me dijo: “oye,
¿tenemos junta del Comité de Calidad el lunes?”,
la pregunta venía acompañada con una expresión
que mostraba miedo, una actitud corporal que amenazaba y una voz que
acusaba desesperación. Mi amigo me decía: “es que mira, vengo saliendo de una junta de trabajo, anoche estuvimos hasta las 11 en otra y mañana nos citaron en la mañana para la redacción de un documento y en la tarde nos vamos a reunir con …; ¿así a qué hora voy a trabajar?” Y cómo no va a sentirse aterrado mi amigo, permítanme invitarles a una de esas reuniones y veamos qué sucede (aclaro que la reunión que voy a describir es hipotética e inventada, los personajes no existen y aseguro que cualquier semejanza con la realidad, es porque así es la realidad): Digamos que la cita era un lunes a las 10 de la mañana para tratar “asuntos relacionados con la basura” (así decía el oficio por el que se citó). Si usted tuvo la mala idea de llegar en punto de las 10 se encontrará que la sala estaba cerrada y no hubo nadie que le informara si realmente habría un evento en ese lugar. No fue sino hasta 10 minutos después que llega, toda apresurada, una persona con la llave y un trapito para limpiar la mesa. Un poco después empezarían a llegar los invitados a la reunión y el personaje del trapo ya sale sin haberlo usado y dejando mesas y sillas exactamente como estaban. Entonces los invitados comienzan a organizar el mobiliario, como juzgan debería estar para hacer la reunión. Unos minutos después llegará el organizador con la computadora, preguntando si ya llegó un personaje, que todos conocen, y que “quedó de traer el cañón”. Como no llega, el organizador llamará a su oficina y ordenará en voz bastante alta que “de inmediato le lleven el equipo” mismo que, casualmente, está en su oficina, mientras decide una disposición diferente de mesas y sillas que todos se apresuran a ordenar. A eso de las 10:30 por fin se ha establecido el quórum y el cañón ya está a punto de ser instalado. Se ofrece café (que aún no está listo, por cierto) y el organizador agradece la asistencia y hace interesantes comentarios sobre la victoria de los Tiburones el fin de semana anterior (porque como siempre, seguro habrían ganado) lo que lleva a los asistentes a hacer comentarios sobre el partido, el ambiente en el estadio y algunas anécdotas del fin de semana. “Bueno, empecemos con nuestro tema”, dice el organizador cuando ya el reloj marca las 11:00 horas. En ese momento, todos en la mesa, excepto él, se preguntan: de qué aspectos de la basura se va a hablar, exactamente qué es lo que se quiere resolver y por supuesto, qué demonios tiene que hacer él en esa reunión. Una vez aclarado el punto y aclarado también que existen por lo menos cinco asistentes que no tienen nada que ver con el tema, todos, incluidos ellos, hacen uso de la voz para expresar interesantes ideas basadas en la experiencia, las creencias y las opiniones de los cuates sobre el problema y su solución. Transcurre la reunión con diversas expresiones, opiniones y por supuesto acaloradas discusiones sobre el tema y sus orígenes, pero con pocas propuestas sustentadas y sin lograrse consensos. Algunos de los 25 asistentes charlaban sobre esos y otros temas mientras otros hacían uso de la voz y algunos más se disculparon y se salieron, aludiendo la necesidad de asistir a otra reunión en el edificio contiguo. El organizador hace llamados al orden y trata de centrar la discusión cuando, finalmente son las 13:00 horas y dice, “bueno, estamos dando demasiadas vueltas al asunto así que propongo estudiemos el caso y nos presentemos el jueves a la misma hora para profundizar un poco más sobre él”. La reunión del jueves se canceló el miércoles y se pasó para el viernes, donde un poco más de la mitad de los asistentes y otros 12 nuevos convocados asisten a la nueva junta que transcurre más o menos igual que la primera y finalmente se cita para una siguiente fecha. Luego de tres o cuatro sesiones, seguramente por cansancio, ya sólo asistirán los interesados, todos ellos diferentes a los invitados originalmente y con pleno conocimiento del caso y los datos pertinentes, llegarán a una conclusión que será sometida a la consideración del resto de los asistentes originales en una reunión que habrá de celebrarse el siguiente lunes a las 10de la mañana. Las reuniones de trabajo son un elemento fundamental para el éxito organizacional, recordemos que el trabajar aislados no resulta para nada conveniente. El trabajo en equipo es la base fundamental para la consolidación y el éxito de un proyecto, y una herramienta valiosísima en una para alcanzar los mejores resultados, en ellas se da una integración de ideas, propósitos y metas organizacionales, sin embargo suelen presentar dificultades que las hacen terriblemente aburridas y bastante poco productivas. Al respecto Eric Matson en su libro The Seven Sins of Deadly Meetings ofrece 7 fallas comunes que conviene tener presente: La gente no toma las reuniones con seriedad, llegan tarde, se van temprano y la mayor parte de la reunión no prestan atención; las reuniones son demasiado largas; se divaga más de lo que se discute; no pasa nada después que la junta termina, las decisiones no se convierten en acciones; la gente no dice la verdad, oculta información, se justifica; siempre hace falta información lo cual genera aplazamientos en la toma de decisiones críticas; y las reuniones no mejoran, se siguen cometiendo los mismos errores. Por ello es importante no caer en estos errores y procurar que siempre que se cite a una reunión de trabajo permítame sugerirle cumpla con las siguientes recomendaciones: -Antes de convocar a una reunión tenga siempre claro cuál es el objetivo a alcanzar y diseñe la agenda con los puntos y tiempos de discusión. -Seleccione con todo cuidado a las personas que habrán de participar pensando en las aportaciones que cada uno de ellos puede hacer para alcanzar el resultado previsto. -Comunique el objetivo y la agenda a cada uno de los participantes con el suficiente tiempo para que tengan la oportunidad de estudiar el tema y de allegarse de los datos pertinentes que apoyen su participación. -Inicie puntualmente leyendo, en su caso la minuta anterior, estableciendo los roles de los participantes (facilitador, monitor y anotador) y aprobando el objetivo, la agenda y las reglas y valores que habrán de observarse en la reunión, entre las que se puede establecer el tiempo de participación que habrán de permitirse para la discusión, el respeto, compromiso y la visión de equipo. -Cumpla las reglas establecidas, pida que se concrete en las participaciones y no permita que se generen diálogos o comentarios ajenos a los que realice quien hace uso de la voz. -Vigile que durante el tiempo establecido se cumpla el objetivo, que se escuche con atención y aprecio el punto de vista de los demás, dar espacio y propiciar la participación de todos y, especialmente, abrir la mente y estar dispuesto a aceptar nuevas ideas. El tiempo es un recurso muy valioso y su desperdicio es un lujo que las organizaciones exitosas no están dispuestas a darse. Las reuniones suelen ser la causa más común de su desperdicio pero son también, paradójicamente, las que pueden conducirnos a su optimización ya que el tiempo invertido en una reunión productiva sinergiza la operación, facilita la solución de problemas y amplía la visión productiva. Bien, corto ahora este artículo pues debo asistir a una “reunión de trabajo” y por cierto ¿ganaron los Tiburones? Bueno, en la reunión del lunes me enteraré y mientras tanto, seguiré esperando sus comentarios en otflores@uv.mx. |
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