| Año 7 • No. 284 • Octubre 8 de 2007 | Xalapa • Veracruz • México |
Publicación
Semanal |
 ¡Por favor, limpien todo! ¡Llegaron los “malvados” auditores! José Othón Flores Consejo |
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estas líneas con una amplia felicitación y reconocimiento
a los equipos de trabajo de las direcciones generales de Planeación
Institucional, Administración Escolar, Bibliotecas y Desarrollo
Académico, que en la semana anterior demostraron seguir cumpliendo
con los requisitos de la Norma Mexicana NMX-CC-9001-IMNC-2000 (ISO
9001:2000) por lo que fueron recomendados por el grupo auditor para
mantener su certificado. Este resultado confirma la madurez que han alcanzado ya estos procesos y nos compromete a buscar, a través de la simplificación y la innovación, mejores formas de cumplir con las expectativas de sus usuarios. ¡Enhorabuena! Pero hablemos un poco de este asunto de la auditoría. Durante la semana me di a la tarea de preguntar a algunos de los miembros de la comunidad universitaria sobre su concepción y opinión acerca de las auditorías y los auditores. Les ofrezco disculpas por no poder reproducir las expresiones negativas y los calificativos que me compartieron los compañeros entrevistados, pero la liga de la decencia, no me lo permite. No obstante, sí les puedo decir que la mayoría ve en los auditores a los más grandes enemigos de la administración y que manifiestan sentir un profundo temor por la “mala voluntad” que le tienen a los auditados. Ya hemos dicho que la evaluación es importante, pues permite establecer el grado en que se han alcanzado los objetivos de la organización y los recursos que hemos empleado en la consecución de los mismos. Sin embargo, la evaluación establecida en los planes institucionales y conducida por la alta dirección, puede dejar fuera algunos elementos que por razones diversas pueden escapar a los mismos operadores, por ello es necesario una recuperación crítica de perspectivas y técnicas que permiten una evaluación integral, es decir, que involucre a los distintos procesos y propósitos presentes en las organizaciones. Digamos de manera general que la auditoría es el examen crítico y sistemático que se realiza a una persona u organización para opinar sobre su apego a la normatividad aplicable. En su origen, el término fue referido al manejo de los registros contables y surge de la necesidad por parte del Estado, de conocer la situación financiera de las personas para determinar su cumplimiento fiscal. Así, desde su origen, el auditor observa las omisiones de información en los registros para evidenciar las deficiencias y establecer la “verdadera” situación financiera y obligar al auditado a cumplir cabalmente con sus obligaciones. El concepto y su uso se generalizó abarcando otras áreas como la informática, la administrativa y en general, cualquier revisión normativa realizada para establecer su cabal cumplimiento. La auditoría interna se realiza con personal de la organización al que se ha capacitado en los aspectos específicos que habrá de auditar y al que se debe dotar de la autoridad suficiente para ejercer esa función y libertad para emitir sus juicios de manera responsable. En este caso, la intención y los resultados no pueden ser objeto de presunción a entidades o personas externas. La auditoría externa se practica, en cambio, para expresar la conformidad con las normas o programas auditados, ante terceros interesados en conocer el grado con el cual cumple con los requisitos establecidos en esas normas o programas. En algunos casos los auditores cuentan con la capacidad para dar fe pública de los resultados de sus revisiones. En esta columna he insistido en que la calidad de un producto se manifiesta en el grado con que cumple con los requisitos establecidos por el cliente y que, asegurar a los clientes la entrega consistente de productos de calidad, implica contar con un sistema de gestión adecuado a dicha actividad. La Organización Internacional para la Normalización ha establecido en la norma 9001 (nuestra vieja amiga). Los requisitos mínimos que deben cumplir las organizaciones que quieren presumir que trabajan para asegurar la calidad de sus productos. En ese sentido, para certificar dicho cumplimiento, se puede solicitar a un organismo acreditado. En México, la acreditación corresponde a la Entidad Mexicana de Acreditamiento (EMA), una auditoría que exprese la “conformidad del sistema de gestión” con los requisitos establecidos por “doña norma”. El asunto en las auditorías de calidad es que resulta deseable que no sólo vengan a revisar, sino que se busca, además, que su participación agregue valor al sistema; es decir, nos debe ayudar: proporcionando información sobre la habilidad de la organización para lograr los objetivos estratégicos; identificando problemas que, si se resuelven, mejorarán el desempeño de la organización; identificando oportunidades de mejora y áreas posibles de riesgo; aumentando la habilidad de la organización para proporcionar productos conformes, y mejorando la credibilidad del proceso de certificación. En fin, hoy debo reconocer que los auditores que recibimos la semana anterior, realmente hicieron un trabajo importante que agregó valor a nuestros procesos certificados y reproduzco aquí algunos consejos que dejaron para nuestros auditores internos: 1) Antes de iniciar, haga un plan de la auditoría que incluya entender las expectativas y cultura corporativa del auditado; conocer si existe alguna preocupación a ser cubierta; los pormenores del sector específico de la organización; y la asignación adecuada del tiempo. 2) Durante la auditoría enfocarse más a los procesos y menos en los procedimientos; enfocarse más en los resultados y menos en los registros; recuerden los ocho principios de Gestión de la Calidad; use el enfoque de “Planear-Hacer-Verificar-Ajustar” para evaluar la eficacia de los procesos de la organización; revise si se corrigen las no conformidades identificando las causas raíz de los problemas e implementando acciones correctivas e innovando; adopte un enfoque “holístico” para la recolección de evidencias durante la auditoría, en lugar de enfocarse en las cláusulas individuales de la norma ISO 9001:2000. 3) En su análisis y decisión ponga los hallazgos en perspectiva (Evaluación de riesgo / “sentido común”); relacione los hallazgos al efecto sobre la habilidad de la organización para proporcionar productos conformes. 4) En su reporte y seguimiento procure ser sensible en los reportes de no conformidad / observaciones / oportunidades de mejora, ya que pudiera requerirse un enfoque diferente dependiendo de la madurez de la organización y de la actitud del auditado hacia el proceso de auditoría. Y bueno, yo los dejo porque me voy a esconder de los auditores, mientras tanto, seguiré esperando sus comentarios en el correo electrónico otflores@uv.mx. |
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